Het behandelen en beoordelen van subsidieaanvragen: dát is jouw kerntaak als subsidiemedewerker bij de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I), onderdeel van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). DUS-I voert subsidieregelingen uit voor zowel VWS als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Vanuit ons kantoor in Den Haag of thuis zorg jij ervoor dat subsidies correct worden verstrekt. Uiteraard altijd binnen de geldende wet- en regelgeving.
Elke dag draag je bij aan thema’s die er écht toe doen: voeding, gezondheidsbescherming, preventie, medicatie, vaccinatie en sport. De subsidies waarmee je werkt, maken het verschil en hebben direct effect op mensenlevens.
Wat ga je doen?
Binnen de divisie Uitvoering word je flexibel ingezet op subsidies binnen het VWS- of OCW-domein, afhankelijk van de actuele behoefte. Je behandelt aanvragen van begin tot eind: van verlening tot vaststelling. Daarbij controleer je de inhoud, juistheid en volledigheid van aanvragen, wijzigingsverzoeken en financiële rapportages. Je toetst de aanvragen aan relevante wet- en regelgeving en verwerkt alles in het digitale subsidieportaal.
Je stelt beschikkings-, vaststellings- en afwijzingsbrieven op en verwerkt alle correspondentie zorgvuldig in het systeem. Je houdt de voortgang van dossiers bij, bewaakt behandeltermijnen en schakelt waar nodig met aanvragers (schriftelijk of telefonisch) om onduidelijkheden of ontbrekende informatie te bespreken. Intern werk je nauw samen met collega’s in je team en met beleidsdirecties van VWS en OCW. Op dagelijkse basis stem je af met aanvragers van subsidies en je team. Je collega’s in het team staan daarbij altijd klaar om vragen te beantwoorden.
Naast de uitvoering denk je actief mee over hoe ons werk slimmer en beter kan. Je signaleert knelpunten in het proces, komt met verbetervoorstellen en deelt je ervaringen met collega’s en beleidsmakers. Je ondersteunt collega’s bij nieuwe subsidieregelingen of complexe casussen en levert een waardevolle bijdrage aan kennisdeling binnen het team.
Daarnaast stem je regelmatig inhoudelijk af met interne collega’s over lopende subsidiecasussen, waarbij jullie zorgen voor goede informatie-uitwisseling. Met subsidieaanvragers heb je contact over de beoordeling, toekenning en betaling van subsidies.
Concreet bestaan je werkzaamheden uit:
- Controleren op juistheid en volledigheid van ontvangen aanvragen.
- Beoordelen van de binnengekomen subsidieaanvragen aan de hand van een checklist en/of plan van aanpak. Dit doe je in een digitaal behandelportaal waar de aanvragen zijn ingediend.
- Beoordelen van eventuele wijzigingsverzoeken en vastellen van het gewijzigde subsidiebedrag, eventueel in overleg met collega’s of vertegenwoordigers van de beleidsdirecties van VWS of OCW.
- Beoordelen van financiële rapportages en vaststellingsverzoeken en vaststellen van het definitieve subsidiebedrag, eventueel in overleg met collega’s of vertegenwoordigers van de beleidsdirecties van VWS of OCW.
- Opstellen van beschikkingsbrieven en zorgdragen voor een correcte administratie en archivering hiervan.
- Schriftelijk communiceren met aanvragers over gebreken of vragen naar aanleiding van de aanvragen.
- Beantwoorden van telefoon en afhandeling van binnenkomende e-mail.
- Aanmaken van verplichtingen in de financiële administratie SAP/3F en wijzigt deze indien van toepassing.
- Deels opstellen en versturen van vaststellingsbrieven en afwijzingsbrieven.
- Verwerken van correspondentie in het subsidie behandelsysteem.
- Bewaken van de behandeltermijnen.
- Reageren op onverwachte omstandigheden, technologische ontwikkelingen of op beleidswijzigingen.
- Signaleren van verbetermogelijkheden voor de interne werkprocessen en dit bespreken tijdens collegiale overleggen.
- Kennisoverdracht aan collega’s over (nieuwe) subsidieregelingen.