Ben je enerzijds sterk in plannen, organiseren en prioriteren en anderzijds flexibel en servicegericht? Zijn dit vaardigheden die jou kenmerken, dan hebben wij een mooie, leerzame nieuwe uitdaging. Wij zoeken namelijk een collega die als managementondersteuner komt werken bij onze directie in oprichting ‘Mentale gezondheid en ggz’ van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)!

Wat ga je doen als managementondersteuner?

“Bij ons ben je zeker van een drukke, leuke en afwisselende baan in een gezellig, collegiaal team waarin je de ene dag niet weet wat de volgende dag je gaat brengen. Elke dag is weer een verrassing!!” – Melany Bronsgeest, managementondersteuner directie ggz.

Je werkt primair voor de directie Mentale Gezondheid en ggz. Je ondersteunt samen met de andere managementondersteuner de directeur en plaatsvervangend directeur Mentale gezondheid en ggz.  Je puzzelt graag met complexe agenda's want ons managementteam is druk bezet en er wordt continu een beroep op hen gedaan. Dit betekent dat gedurende een dag meerdere agenda's worden aangepast en dan komt de planner in jou naar boven. Samen met het team beheer- en structureer je de agenda’s van de directeur en MT-leden zodat deze overzichtelijk blijven en zorg je dat ze vergaderstukken op tijd ontvangen. Het is belangrijk dat je ook pro-actief met de agenda van de directeur aan de slag gaat, vooruit denkt en niet afwacht tot er iets gevraagd wordt.

Daarnaast voer je diverse secretariële werkzaamheden uit zoals het inplannen van complexe afspraken, het boeken van interne en externe vergaderzalen en het verzorgen van de eerste opmaak en correctiestap van nota’s en brieven. Je zorgt voor een optimale bereikbaarheid van het secretariaat. Je anticipeert op vragen en zorgt dat acties tijdig en goed worden uitgevoerd.

Samen met de andere managementondersteuner vorm je een collegiaal secretariaat. Met elkaar bespreken en zorgen jullie voor voldoende bezetting op alle werkdagen. Je werkt minimaal drie dagen per week op kantoor.

Jullie verdelen de werkzaamheden en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar. Je bent breed inzetbaar en zorgt mede voor een goed draaiend secretariaat dat de directie op alle mogelijke manieren ontzorgt.

• Diploma MBO administratief, secretarieel of ander MBO diploma in combinatie met relevante werkervaring;
• Je hebt enkele jaren ervaring als managementondersteuner/secretaresse in een dynamische omgeving;
• Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pré;
• Je bent vaardig met MS Office en kent de kneepjes van outlook zeer goed.

Herken jij jezelf hierin? Omdat je in een dynamische omgeving werkt is het belangrijk dat je proactief en stressbestendig bent. Het leggen en onderhouden van contacten gaat jou gemakkelijk af. Op je uitdrukkingsvaardigheid (mondeling en schriftelijk) is niets aan te merken en je werkt secuur. Je pakt werkzaamheden proactief op en kunt prioriteren bij hoge werkdruk. In de hectiek neem je ook tijd voor reflectie. Je kunt relativeren, want wij werken hard en met plezier.

• Meer weten over de functie, de uitdagingen en ons team? Bel gerust met Birgit ten Cate, op 0627612675 of mail via [email protected];
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.