Ben jij die nieuwe collega die ons gezellige secretariaat bij de directie Informatiebeleid/CIO (DICIO) aanvult? Ben jij een harde werker, leergierig en bereid net dat stapje extra te zetten? Als je ook nog eens een stressbestendig organisatietalent bent die het fijn vindt het werken op kantoor af te wisselen met werken vanuit huis, dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen als managementondersteuner?

“Geen dag is hetzelfde en dat is juist wat het zo leuk maakt! Ieder heeft zijn eigen expertise. En het MT en medewerkers zaken uit handen nemen, zodat zij zich kunnen richten op de inhoud, is mijn expertise!” – Nicole Verhoeven, managementondersteuner DICIO.

Samen met zes andere managementondersteuners ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het managementteam en de medewerkers van de directie Informatiebeleid; een jonge en dynamische directie. Samen met je collega’s vorm je een flexibel en collegiaal secretariaat, waar jullie elkaar waar nodig helpen en vervangen. Als managementondersteuner heb je na de inwerkperiode deels en afhankelijk van de bezetting de ruimte om vanuit huis te werken.

Op het secretariaat van DICIO is het de bedoeling dat je in ieder geval twee dagen per week op kantoor werkt vanwege de kantoor gebonden werkzaamheden en het contact met de collega’s. Welke dagen jij op kantoor werkt en welke dagen je thuis werkt zijn afhankelijk van het rooster en stem je af met je collega-managementondersteuners.

Je beheert de agenda's van MT-leden, je beantwoordt de telefoon, handelt mails en post af, vangt bezoekers op, organiseert overleggen en verzamelt en ordent vergaderstukken. Daarnaast bewaak je de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en zet je aangeleverde stukken netjes in het juiste format. Maar ook voor zaalreserveringen, cateringaanvragen en het aanmelden van bezoekers wordt jouw hulp ingeschakeld. Je werkt hiervoor in verschillende systemen die je je snel eigen weet te maken. Je volgt de juiste procedures op en draagt zorg voor een overzichtelijke uniforme registratie en archivering van dossiers in ons documentregistratiesysteem Marjolein. Je registreert ziek- en betermeldingen in het personeelssysteem P-Direkt. Kortom: je bent een onmisbare schakel binnen de directie!

Hoe ziet het inwerkprogramma eruit?

Als nieuwe collega kun je rekenen op een goed inwerktraject waarbij je kennismaakt met onze organisatie en je collega’s. Hoe de processen werken leer je in de praktijk van je mede-collega’s. Binnen de directie krijgt iedere nieuwe medewerker een buddy die voor je klaar staat om je antwoord te geven op al je vragen.

• Je hebt een secretariële opleiding afgerond;
• Je hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
• Je beheerst de Microsoft-applicaties uitstekend en hebt nieuwe applicaties snel onder de knie;
• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel in woord als schriftelijk, uitstekend.

Herken jij jezelf hierin?
Het tempo binnen de directie ligt soms hoog. Je weet hier op in te spelen, je biedt uit jezelf hulp aan als je ziet dat medewerkers dit kunnen gebruiken, je stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang en je bent creatief in het vinden van oplossingen. Jij bent iemand die flexibel en proactief is, die zich staande weet te houden in een soms hectische omgeving en die het leuk vindt het MT en de medewerkers zoveel mogelijk te ontzorgen.

• Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel of mail gerust met Nicole Verhoeven, managementondersteuner, via 0625464703 of [email protected];
• Voor deze functie zijn er twee beschikbare plekken binnen ons team;
• Deze vacature betreft een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met de optie tot verlenging met maximaal 1 jaar;
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.