Als managementassistent ben je breder bezig dan dat je misschien denkt! Jij bent de rechterhand van de Chief Natuur & Milieu en ontzorgt hem zodat hij zich volledig kan richten op de inhoud van het werk en daar draag jij indirect aan bij: bescherming van natuur en milieu. Kort gezegd; veel verantwoordelijkheden, uitdagingen, afwisseling en maatschappelijke relevantie. Wil je werken bij een organisatie die er écht toe doet? Dan ben jij de managementassistent waar we naar op zoek zijn!

Vanwege vervanging zoekt de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA), Directie Handhaven een nieuwe collega managementassistent. Je maakt deel uit van het team Managementondersteuning van de Directie Handhaven en gaat werken voor de Chief Natuur & Milieu.

Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel binnen ons team. Je houdt van afwisseling, want geen dag is hetzelfde! Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• Complex agendabeheer: Jij zorgt ervoor dat de agenda van de chief tot in de puntjes wordt geregeld. Of het nu gaat om belangrijke afspraken of last-minute wijzigingen, jij hebt alles onder controle en weet goed te prioriteren. Verder heb je in deze functie veel contacten buiten de NVWA, je bouwt hiermee een netwerk op en bent je hierin bewust van de omgeving waarin je werkt.
• Managementondersteuning: Van het reserveren van vergaderzalen (intern of extern) tot het organiseren van in- en externe bijeenkomsten en werkbezoeken. Je nodigt gasten uit en zorgt ervoor dat de voorbereiding soepel verloopt. Bij overleggen die bij de NVWA plaatsvinden ben je indien nodig als gastvrouw/gastheer aanwezig. 
• Beheer mailbox: Jij beheert de mailbox van je chief; belangrijke mails prioriteer je, je attendeert je chief op mails en acties en handelt mails af die jij zelfstandig kunt behandelen.
• Voorbereiding vergaderingen en notuleren: Jij zorgt dat de voorbereiding van de vergaderingen goed en gestructureerd verloopt, legt vergaderingen indien nodig en gewenst vast en noteert acties en besluiten en zorgt voor goede archivering.
• Ruimte voor groei: Er is altijd ruimte om nieuwe verantwoordelijkheden op je te nemen en jezelf verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld door deel te nemen aan interne projecten of opleidingen.

Hoe vinden jouw mogelijk nieuwe collega’s het om bij de NVWA te werken als managementassistent?

Kelly Veltkamp, managementassistent Chief Product Safety Officer
Als managementassistent werk je heel nauw samen met de chief en ben je echt een verlengstuk van het management. Geen dag is hetzelfde: van het beheren van de agenda en mailbox tot het voorbereiden van overleggen en het bewaken van acties en prioriteiten. Juist doordat je goed weet wat er speelt, kun je vooruitdenken en ontzorgen. Die afwisseling, verantwoordelijkheid en het vertrouwen dat je krijgt, maken het werk voor mij zowel uitdagend als heel leuk.

Stress? Dat heb jij zelden! Je weet het hoofd koel te houden en flexibel te zijn ondanks de drukke agenda, hoge prioriteiten en verschillende belangen. Plannen en organiseren kan jij als geen ander. En je prioriteert altijd met het grotere belang in gedachten. Het ontzorgen van de chief is op jouw lijf geschreven.

Daarnaast zien we graag het volgende: 

• Minimaal MBO4 niveau werk- en denkniveau.
• Een kei in MS office.
• Goede kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring als managementassistent, binnen of buiten de Rijksoverheid is een pré.

Competenties:

• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Flexibiliteit
• Organisatiesensitief

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid? (Voorrangskandidaat)Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijsbrief- en voordrachtbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief – en voordrachtbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief en de voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.