Als managementassistent binnen de NVWA ben jij de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat de organisatie op het gebied van voedselveiligheid en gezondheid optimaal presteert. In deze rol bied jij de managementleden organisatorische en administratieve ondersteuning van hoge kwaliteit, waarbij je direct bijdraagt aan het succes van de organisatie. We zoeken iemand met ervaring die stevig in zijn/haar schoenen staat, in staat is om meerdere verantwoordelijkheden tegelijk te dragen, en met een proactieve houding zowel zelfstandig als in teamverband weet te werken.

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor het beheren van de complexe agenda's van meerdere managers, het organiseren van belangrijke vergaderingen en het zorgvuldig notuleren van besluiten. Jij zorgt ervoor dat het managementteam optimaal functioneert door je organisatorische vaardigheden en je oog voor detail. Het is van groot belang dat je in staat bent om prioriteiten te stellen, het overzicht te bewaren en effectief met druk om te gaan. Omdat je werkt in een uitvoerende organisatie, vraagt dit om een andere vorm van flexibiliteit dan een reguliere managementassistent functie.

Kerntaken:

• Beheren van de complexe agenda's van één of meerdere managers en prioriteiten stellen.
• Organiseren van vergaderingen en reserveren van vergaderzalen, zowel intern als extern.
• Notuleren van vergaderingen en het vastleggen en monitoren van opvolging van acties en besluiten.
• Ondersteunen bij het versturen van brieven en andere administratieve taken.
• Het doorsturen van facilitaire verzoeken naar de Servicedesk en het bewaken van de voortgang.
  
  

In de rol van managementassistent bij de NVWA geniet je van een hybride werkplek, waarbij je de flexibiliteit hebt om zowel vanuit huis als op kantoor te werken. Voor de notulering van het MT ben je iedere donderdag op kantoorlocaties Veenendaal, Wageningen, Zwolle of Utrecht aanwezig. Dit zorgt ervoor dat je dicht bij het team staat. Omdat deze locaties soms lastig bereikbaar zijn met het openbaar vervoer, is het belangrijk dat je in het bezit bent van een rijbewijs. Het hebben van een eigen auto is een pré.

Als managementassistent heb je een groep van collega ondersteuners om je heen. Je bent daarnaast direct werkzaam in het managementteam van de manager die jij ondersteund. Omdat het een hybride functie betreft en het managementteam landelijk werkt, zijn de fysieke contact momenten beperkt. De functie is daarmee vrij solistisch, waarbij je wel een spin in het web bent en je netwerk een belangrijke factor is. 

Het werk is flexibel en we geven je veel ruimte voor eigen inbreng. Daar tegenover vragen wij het volgende van je; je bent energiek, flexibel, communicatief sterk en stressbestendig. Je hebt er plezier in de manager ècht te ontzorgen door vooruit te denken, je hebt oog voor detail en kan goed prioriteiten stellen. Je bent proactief ondersteunend en houdt van aanpakken. Je kan goed zelfstandig werken, maar bent ook een echte teamspeler.

• Een afgeronde MBO-opleiding.
• Ervaring met MS Office en andere gangbare kantoorapplicaties.
• Relevante ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een dynamische werkomgeving.
• Je staat stevig in je schoenen en hebt het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te managen en effectief prioriteiten te stellen.
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk, en weet helder te schakelen met verschillende stakeholders.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail, maar kunt ook goed omgaan met flexibele en snel veranderende situaties.
• Stressbestendigheid en een oplossingsgerichte werkhouding zijn essentieel in deze functie.
  
  

Competenties:

• Plannen en organiseren
• Voortgangscontrole
• Organisatie sensitiviteit
• Flexibiliteit en initiatiefrijk
  
  
  De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid? (Voorrangskandidaat)Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijsbrief- en voordrachtbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief – en voordrachtbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief en de voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.