Als afdelingssecretaris van de nieuwe afdeling Communicatie, Media en Contact (CMC) bij de NVWA zorg jij ervoor dat de organisatie achter deze afdeling met ruim 120 professionals stevig staat en er een integrale samenwerking is tussen de teams onderling en daarbuiten. Je adviseert zelfstandig en proactief het managementteam over de sturing en vormgeving van de wijzigende afdeling, brengt structuur aan in bedrijfsprocessen en je hebt een belangrijke initiërende rol in de voortgang van plannen die gemaakt worden en de nieuwe en lopende ontwikkelingen. Daarmee draag je bij aan een professionele CMC-afdeling die de NVWA zichtbaar, transparant en betrouwbaar maakt.

Als afdelingssecretaris neem je standaard deel aan de MT-overleggen en ben je een volwaardig onderdeel van de groep. Je bent de rechterhand van het afdelingshoofd CMC en een onmisbare sparringpartner voor het voltallige managementteam (MT). Voor de managers ben je een belangrijke steun en toeverlaat; zij weten dat ze op jou kunnen bouwen. Naast je rol in de bedrijfsprocessen, heb je een scherp oog voor de onderlinge dynamiek en lever je een actieve bijdrage aan de samenwerking en teamvorming binnen het nieuwe MT en de zes teams. Je zorgt ervoor dat bedrijfsprocessen goed georganiseerd zijn en dat de afdeling grip houdt op haar doelen, planning en ontwikkeling.

Je adviseert het afdelingshoofd en MT zelfstandig over de inrichting en ontwikkeling van de afdeling. Je brengt perspectieven, werkwijzen en belangen van de teams samen, signaleert knelpunten en afhankelijkheden, ontwikkelt scenario’s en maakt de consequenties van keuzes inzichtelijk. Je vertaalt de gekozen koers naar concrete voorstellen en bewaakt de implementatie en bijstelling.

Daarnaast adviseer je het afdelingshoofd en MT zelfstandig over complexe, afdeling-overstijgende vraagstukken. Bij onderwerpen die MT-besluitvorming vragen, breng je de afdelings-overstijgende belangen en consequenties in beeld, betrek je de juiste partijen (zoals adviseurs bedrijfsvoering en inhoudelijke professionals), adviseer je het MT over de keuze en de gevolgen en bewaakt de doorwerking van besluiten.

Verder voer je zelfstandig regie op de samenhang in de planning- en control cyclus van de afdeling en ondersteun je het MT bij het realiseren van de afdelingsdoelen. Je analyseert en duidt de managementinformatie, legt verbanden tussen jaarplan, capaciteit, middelen en de voortgang van opgaven, en brengt ontwikkelingen en afwijkingen en afhankelijkheden in beeld. Je vertaalt dat naar inzichten, risico’s en concrete adviezen, signaleert waar bijsturing nodig is en bereidt besluitvorming hierover voor.

De functie biedt een mooie kans om mee te bouwen aan een afdeling in ontwikkeling. Per 1 januari 2027 worden twee afdelingen samengevoegd tot één nieuwe afdeling Communicatie, Media en Contact. De basis is gelegd, maar processen, werkwijzen en samenwerking worden de komende periode verder vormgegeven. Jij helpt mee om hierin structuur aan te brengen en de afdeling verder te professionaliseren en te blijven doorontwikkelen.

Jouw kerntaken:

• Het adviseren en regie voeren op de vormgeving en (door)ontwikkeling van de afdeling;
• Het adviseren van het MT in (organisatorische) vraagstukken op strategisch en bestuurlijk niveau;
• Regie voeren op planning, sturing en realisatie van de afdelingsdoelen;
• Het borgen van de kwaliteit en integraliteit van de MT-besluitvorming;
• Proactief signaleren van ontwikkelingen, risico’s en knelpunten en hierover adviseren;
• Verbinden van verschillende teams en onderhouden van een breed netwerk binnen de NVWA.

Je bent een echte netwerker! Je vindt het leuk om met veel mensen binnen de organisatie in contact te staan en weet hoe je jouw netwerk kunt benutten om de organisatiedoelen te realiseren. Je bent oprecht nieuwsgierig naar hoe de organisatie en de politiek werken en naar wat er in de maatschappij gebeurt om die inzichten te kunnen vertalen naar jouw werk. Daarnaast ben je handig in het bedenken van slimme oplossingen voor complexe vraagstukken en kun je met jouw creatieve vermogen buiten de gebaande paden denken, ook als de kaders (nog) niet duidelijk omlijnd zijn. Ook schat je verschillende belangen in en ben je in staat daarbij heldere standpunten in te nemen, waarbij je de organisatiedoelen vooropstelt.. Je kunt jouw werk goed plannen en organiseren, ontwikkelingen duiden en analyseren en eventuele organisatorische consequenties ervan overzien. Je handelt vanuit de kernwaarden van de NVWA: betrouwbaar, professioneel, transparant en onafhankelijk.

Daarnaast vragen wij:

• Je beschikt over WO werk- en denkniveau;
• Je hebt bij voorkeur meerdere jaren ervaring in een adviserende, coördinerende of secretarisfunctie binnen een complexe organisatie;
• Je hebt ervaring in een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke context en beschikt over goed ontwikkelde organisatiesensitiviteit;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het zelfstandig adviseren van management over complexe en afdelingsoverstijgende vraagstukken;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met het voorzien van MT van sturingsinformatie;
• Je bent sterk in plannen, organiseren en het bewaken van de voortgang.

Competenties

• Analyseren
• Overtuigingskracht
• Organisatiesensitiviteit
• Flexibiliteit
• Netwerken en verbinden
• Plannen en organiseren
• Creativiteit

Zet je idealen om in daden!

Wil jij als verbindende kracht bijdragen aan een professionele communicatieafdeling binnen de NVWA? Solliciteer dan als Afdelingssecretaris Communicatie, Media en Contact en help mee bouwen aan een organisatie die klaar is voor de toekomst. De selectiegesprekken zullen plaatsvinden op vrijdag 13 november bij ons op het hoofdkantoor in Utrecht.

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, Arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid (voorrangskandidaat)? Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijs- en voordrachtbrief kun je toevoegen door eerst je sollicitatie zonder aanwijs– en voordrachtbrief te verzenden en vervolgens door te klikken op de link in de bevestigingsmail van je sollicitatie. Na inloggen kun je dan de aanwijs- en voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.