Houd jij het overzicht in een dynamische omgeving, heb je affiniteit met financieel-beleidsmatige en financieel-technische vraagstukken en ben jij een kei in organiseren? Ben jij proactief en een echte teamspeler die het team graag ondersteunt bij het programma en lopende projecten? Dan is het team Financiën en Openbaar Bestuur van het Interprovinciaal Overleg (IPO) op zoek naar jou!
Jouw rol en impact als project- en programmaondersteuner – Financiën en Openbaar Bestuur
Als project- en programmaondersteuner ben jij de energieke spil in het team. Je ondersteunt collega’s bij financieel beleidsmatige en financieel technische vraagstukken en op organisatorisch vlak. Jij zorgt ervoor dat het team soepel draait door onder andere:
- Notuleren en verslagleggen van ambtelijke en bestuurlijke overleggen, inclusief financieel-technische sessies.
- Het team ondersteunen bij het opstellen van agenda’s en vergaderstukken voor interprovinciale bijeenkomsten (zowel ambtelijk als bestuurlijk) én bij de opmaak van presentaties en documenten.
- Beheren van de dagelijkse projectadministratie, inclusief planningen, voortgangsgegevens en het bewaken van acties en agenda’s van lopende projecten.
- Logistieke ondersteuning bieden bij bijeenkomsten, zoals het plannen van vergaderingen, reserveren van vergaderruimtes en regelen van catering of faciliteiten.
- Coördineren en afstemmen met interne collega’s, secretariaten en collega’s van andere provincies.
- Beheren van documenten en digitale omgevingen, zoals Teams Planner en iBabs.
- Beheren en monitoren van de Planning- en Controlcyclus, budgetuitputting en relevante financiële data, kengetallen en indicatoren.
- Samenstellen van financiële overzichten met betrekking tot het provinciefonds, provinciale belastingen en rijksuitkeringen.
- Bijdragen aan het inzichtelijk maken van financiële consequenties van beleidswijzigingen.
- Zorgen voor toegankelijke informatie over financiële onderwerpen voor niet-financiële collega’s.
- Knelpunten signaleren en proactief voorstellen doen voor procesverbetering.
Hoe kan jouw werkdag eruitzien?
Het is vandaag dinsdag en je start de dag op kantoor in Den Haag. Met een kop koffie in de hand praat je even bij met collega’s. Hierna open je je mailbox en stel je gelijk de prioriteiten voor die dag. Deze ochtend staat een ambtelijk koepeloverleg (het IPO samen met de VNG en de UvW) gepland. Je hebt vorige week al gezorgd dat alle stukken compleet zijn, maar doet nog een dubbelcheck of iedereen alles kan inzien. Ook heb je zelf alle stukken goed doorgenomen zodat je precies begrijpt wat er besproken wordt en waar je extra op moet letten. Hierna loop je (iets eerder dan de andere aanwezigen) naar de zaal die jij hebt gereserveerd, check je of het scherm het doet en neem je plaats. Tijdens het overleg is het aan jou om te notuleren.
Na het overleg is het tijd voor lunch. Samen met collega’s haal je een broodje in het centrum van Den Haag. Terug op kantoor ga je de notulen van vanochtend uitschrijven, zorg je voor de verslaglegging en dat de juiste personen deze ontvangen. Ook werk je de actiepunten bij en zet je deze in de planning. Natuurlijk zijn er ook een aantal actiepunten die je zelf kunt oppakken, van een technische financiële uitzoekvraag over belastingen tot de eerdere gemaakte afspraken over het toezichtsvraagstuk, en het bijwerken van cijfers in Excel is een welkom extraatje voor het team. Hierna heb je een kort afstemmingsmoment met een programmamanager over een complex financieel dossier: je bespreekt welke stappen nodig zijn, welke documenten nog aangeleverd moeten worden en welke acties moeten worden uitgevoerd om het dossier volledig afgerond te krijgen.
Aan het einde van de dag rond je een aantal lopende administratieve taken af en voordat het tijd is om af te sluiten, belt een collega van een provincie of het team al bezig is met de inbreng voor een Kamerdebat en vraagt of de uitvoeringstoets er wel in staat. Gelukkig weet je daarop zelf het antwoord en kan je de laptop uitzetten voor de dag!