Voor deze rol zoeken we een betrokken collega die in de backoffice onze collega's van het primaire vastgoedverwevingsproces kan ondersteunen. Je hulp en betrokkenheid komt tot uiting door structuur te bieden in overzichtslijsten, begeleiden van administrative processen en gevraagd/ongevraagd meedenken over mijlpalen of optimalisatiemogelijkheden. Je bent de ogen en oren van de sectie, een verbindende factor met een luisterend oor en draagt creatieve oplossingssuggesties aan.

Met de collega vastgoedadviseurs zijn we samen verantwoordelijk voor de huisvesting van ambtenaren in de breedste zin van het woord. Musea, gevangenissen, rechtbanken, militaire oefenterreinen en natuurlijk heel veel kantoren en bedrijfsruimtes. We maken hiertoe alternatievenanalyses met adviesrapportages en coördineren het opvolgende verwervingstraject (in aankoop of aanhuur) en doen dat voor uiteenlopende interne opdrachtgevers zoals de Belastingdienst, Algemene Zaken, defensie, Internationale strafhoven en/of het ministerie Veiligheid& Justitie.

In de functie van medewerker vastgoedtransacties heb je hoofdzakelijk een administratieve intern gerichte rol waarbij je samen met twee andere medewerkers, procesmatig uiteenlopende vastgoedtransacties begeleidt voor een team van ca 20 tot 28 transactiegerichte commerciële collega’s. In je rol als medewerker kan je hierbij helpen door onder andere het op orde houden en verder brengen van:

• Voortgangsrapportages met de verschillende fases in aanhuur/aankoop en mijlpalen;
• Huurexpiratielijsten aanmaken, bijhouden en versturen;
• Het administratief regelen van opdrachten aan externe partijen;
• Urenrapportage tijdschrijven;
• Budgetbewaking voor uiteenlopende projecten (opvoeren en bij overschrijding signaleren c.q. ophogen/afboeken);
• Interne verantwoording van projectenomvang (aantal transacties), benodigde financiën en risico’s naar control;
• Het begeleiden van het ondertekenproces van verschillende contracten voor huur/koop (ter ondertekening aanbieden van contracten en div. correspondentie middels een digitaal systeem);
• Het begeleiden van de nodige administratieve processen tijdens diverse momenten in het verwervingsproces om over te kunnen gaan tot een huur of koop;
• Administratieve begeleiding levering van aankopen (tijdige betaling nota van afrekening, volmacht Notaris);
• Ondersteuning voor Projectfasendocumenten (aanvraag projectnummers);
• Administratief afsluiten van projecten (eindfactuur t.b.v. gebruikers met de juiste kosten en factuurgegevens);
• Archivering projectdossiers in FileNet en ondersteuning werkstromen;
• Het opvragen van Kadastrale gegevens en uittreksels KvK;
• Voorbereiden agenda sectieoverleg en uitwerken van de actiepuntenlijst.

We nodigen iedereen uit te reageren wie zich herkent in de bovengenoemde functieomschrijving en navolgende competenties. We zoeken een collega die graag in teamverband werkt, makkelijk communiceert, snel kan schakelen, stressbestendig is, zelfstandig kan werken en overzicht weet te creëren, alsook structuur weet aan te brengen in de omvangrijke en dynamische portefeuillewerkzaamheden. Daarbij werk je niet alleen vraaggestuurd, maar doe je ook uit eigen initiatief suggesties om processen of projecten te verbeteren. Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke ondersteunende rol en aantoonbaar MBO of HBO werk/denkniveau is een pré. Het betreft functie met de standplaats Den Haag, waarbij ruimte is voor thuiswerken, maar ook minimaal 3 dagen per week fysieke aanwezigheid op kantoor het uitgangspunt is.

Bijzonderheden

De functie staat open tot 10 april. De eerste gesprekken zijn op 14 april. De tweede gespreksronde is op 20 april. Beiden fysiek in Den Haag. Arbeidsvoorwaarden zijn digitaal en worden gehouden op 29 april.

Het betreft een functie van minimaal 32 uur per week met standplaats Den Haag of (in overleg) Utrecht.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

Klik hier als je nieuwsgierig bent naar wat het Rijksvastgoedbedrijf jou te bieden heeft.

Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken. Hier vind je meer informatie daarover.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.