Ben jij de verbindende, scherpe en servicegerichte professional die kandidaten én collega’s verder helpt? In deze rol ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van het service center. Je tilt hiermee onze dienstverlening naar een hoger niveau en zorgt dat processen, informatie en communicatie altijd op orde zijn. Je werkt vanuit een centrale locatie samen met collega’s van verschillende disciplines, dit zijn zowel militairen als burgers.

Wat ga je doen? 
Je geeft leiding en maakt met jouw plannen het verschil voor belangstellenden en toekomstige defensie-medewerkers. Jij zorgt er samen met het team voor dat het service center strak georganiseerd is. We streven naar een positieve indruk voor elke geïnteresseerde. 
De belangrijkste taken zijn:
• Het dagelijkse aansturen van werkzaamheden en begeleiden van medewerkers in hun ontwikkeling.
• Zorg dragen voor een optimale personele planning en correcte informatievoorziening binnen het team.
• Coördinatie op het proactief beantwoorden en afhandelen van uiteenlopende vragen via telefoon, e-mail, chat, sociale media en online communities.
• Het monitoren van de kwaliteit van de dienstverlening en het actief sturen op verbetering.
• Het signaleren van knelpunten in processen en het adviseren van het hoofd van de sectie.
• Proactief bijdragen aan procesoptimalisatie en efficiëntie van de afdeling.
• Het omzetten van data in concrete verbeteracties en deelname aan projectgroepen zoals bij het implementeren van nieuwe kanalen.

Waarom dit zo bijzonder is?
Jouw werk heeft direct impact op de ervaringen van toekomstige defensiecollega’s en de kwaliteitsstandaard van de werkzaamheden. Door concreet te informeren, vriendelijk te woord te staan en zorgvuldig te handelen, lever jij een belangrijke bijdrage aan het instroomproces en daarmee aan de operationele slagkracht van Defensie. Je ondersteunt niet alleen kandidaten, maar ook de organisatie in het realiseren van haar missie: talent voor Defensie bewegen en behouden. Dat maakt jouw bijdrage betekenisvol én maatschappelijk relevant.

Dit vragen wij
Je bent een gedreven professional met passie voor service, kwaliteit en het coördineren van processen en werkzaamheden. Je krijgt energie van werken in een dynamische omgeving, waarin dagelijks nieuwe vragen, uitdagingen en verbeterkansen ontstaan.

Je herkent jezelf in de volgende competenties:
• Flexibel
• Klantgerichtheid
• Analyseren
• Communiceren
• Stressbestendigheid

Je beschikt over:
• Minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding, HBO werk- en denkniveau is een pre.
• Ervaring met leidinggeven, coaching of het coördineren van dagelijkse werkzaamheden en processen in een dienstverlenende omgeving.
• Ervaring met klantcontact (bij voorkeur in een service- of contactcenteromgeving).
• Digitale vaardigheden en administratieve ervaring in uiteenlopende systemen.
• Ervaring met het opstellen en interpreteren van datarapportages.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Een proactieve en oplossingsgerichte werkhouding.

Daarnaast ben je:
• Bereid om minimaal 4 dagen in de week in Amsterdam te werken (bij een fulltime dienstverband). In de eerste maanden doen we vaker een beroep op je volledige aanwezigheid op locatie. Zodra de afdeling staat, is een thuiswerkdag op termijn mogelijk.
• Flexibel inzetbaar met betrekking tot het meedenken en opzetten van efficiënte basisprocessen. 
• Behulpzaam als de capaciteit ontoereikend is vanwege bijvoorbeeld verlof of ziekte. Je bent inzetbaar bij piekmomenten en helpt collega’s bij het beantwoorden van de vragen.
• Dagelijks beschikbaar tussen 08:00 en 16:30 i.v.m. bereikbaarheidstijden. 

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.