Houd jij overzicht en zorg je graag dat alles op rolletjes loopt? Bij het Bureau Ondersteuning Medezeggenschap (BOM) vervul je een centrale rol in de dagelijkse ondersteuning van de afdeling. Je combineert secretariële, organisatorische en administratieve taken en draagt zo bij aan een goed functionerende medezeggenschap binnen JenV.
Wat ga je doen?

• Agendabeheer en communicatie: je beheert de agenda van het afdelingshoofd, handelt post en e-mail af en beheert het centrale telefoonnummer van het BOM.
• Vergaderondersteuning: je plant de afdelingsoverleggen in, stelt agenda’s op en verzorgt de verslaglegging .
• Facilitaire en administratieve taken: je bestelt vakliteratuur, beheert de lief-en-leedpot, verzorgt de cursistenadministratie van medezeggenschapstrainingen, ondersteunt BOM-collega’s bij administratieve processen en reserveert vergaderzalen en catering.
• ICT & systemen: je verwerkt ICT-aanvragen voor BOM-medewerkers en specifieke OR-leden en bent achtervang voor de ICT-coördinatoren van de directie P&O.
• Personeelsadministratie: je verwerkt ziek- en betermeldingen in P-Direkt.
• Informatievoorziening: je beheert de webpagina’s van het BOM en draagt bij aan duidelijke en actuele communicatie.

Wat breng je mee?
Je bent iemand die graag zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is. Met jouw oog voor detail en organisatietalent ondersteun je collega’s en houd je processen soepel draaiend. Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken en systemen en weet goed prioriteiten te stellen. Daarnaast ben je servicegericht en denk je graag mee met collega’s en partners. Je werkt nauwkeurig, communiceert helder en bent bereid nieuwe kennis op te doen, bijvoorbeeld op het gebied van medezeggenschap. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan een goed functionerende afdeling.

Je voldoet aan de volgende functie-eisen:

• Je hebt een mbo-werk- en denkniveau op het gebied van secretarieel beheer en administratieve procedures.
• Je hebt basiskennis van medezeggenschap of bent bereid deze kennis snel op te bouwen.
• Je kunt goed werken met MS-Office (Outlook, Excel, Word, Teams en PowerPoint).
• Je hebt voldoende beheersing van standaard kantoorapplicaties en interne systemen, zoals Topdesk, Planon, Webex en Bloomreach.
• Je hebt voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.