Ben jij financieel scherp, organisatorisch sterk en werk je graag in een dynamische omgeving waar communicatie en bedrijfsvoering samenkomen?
Bij het bedrijfsbureau van de Directie Communicatie (DCom) speel je een centrale rol in de financiële en administratieve ondersteuning van de directie.
Als Adviseur Bedrijfsvoering ben je de spin in het web van onze bedrijfsvoeringstaken (PIOFACH). Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht over de planning en voortgang, en signaleert tijdig waar actie nodig is. Met jouw nauwkeurigheid en servicegerichte instelling draag je bij aan een betrouwbare en toekomstbestendige bedrijfsvoering binnen DCom.

Wat ga je doen?

• Beheren van het volledige traject van bestelling tot betaling.
• Tijdig en juist verwerken van inkoopaanvragen en regie voeren over het proces tot betaling.
• Controleren en accorderen van inkoopfacturen en zorgdragen voor tijdige afhandeling.
• Opstellen van periodieke financiële rapportages, zoals vermoedelijk beloop, tertaalrapportages en jaarplannen.
• Analyseren en toelichten van cijfers ten opzichte van budgetten en trends.
• Signaleren van risico’s en knelpunten binnen procedures en planningen, en deze proactief oplossen.
• Bewaken van doorlooptijden en fungeren als aanjager binnen het team.
• Ondersteunen bij overige bedrijfsvoeringstaken en optreden als achtervang van het hoofd Bedrijfsbureau.

Waar kom je terecht?
Je maakt deel uit van het Bedrijfsbureau van de Directie Communicatie (DCom) binnen het Ministerie van Justitie en Veiligheid.
Het bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoeringstaken van de directie, met de nadruk op financiën. Je werkt nauw samen met collega’s van de Directie Bedrijfsvoering en Organisatie (DBO) en andere afdelingen binnen DCom. De sfeer is collegiaal en gericht op samenwerking: samen zorgen we dat de organisatie soepel draait en de financiële processen op orde zijn.

Harde eisen

• Mbo+/hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur een opleiding in bedrijfsadministratie, financiën of control.
• Aantoonbare ervaring in een financiële of administratieve functie.
• Ervaring met het voeren van een financiële administratie volgens het kas-verplichtingenstelsel (bij voorkeur in Leonardo).
• Ervaring met het opstellen van begrotingsvoorstellen, claims en rapportages binnen de Planning & Control-cyclus van het ministerie.
• Bekend met inkoopprocessen en eerste aanspreekpunt voor bestellingen en verplichtingen.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling én schriftelijk.

Competenties

• Plannen en organiseren – je houdt overzicht, werkt gestructureerd en weet prioriteiten goed te stellen.
• Oplossingsgerichtheid – je denkt in mogelijkheden en weet knelpunten praktisch op te lossen.
• Samenwerken – je werkt prettig samen met collega’s en andere afdelingen en deelt actief kennis.
• Analyserend vermogen – je herkent patronen in cijfers en processen en vertaalt deze naar duidelijke adviezen.
• Communicatievaardigheid – je communiceert helder, professioneel en opbouwend.
• Flexibiliteit – je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en omgaan met piekdrukte.
• Netwerkvaardigheid – je onderhoudt relaties binnen en buiten de organisatie om informatie en afstemming te bevorderen.

Wat breng je mee
Je bent een betrokken en betrouwbare collega die energie krijgt van overzicht en structuur. Je combineert nauwkeurigheid met een praktische aanpak en houdt van resultaat zien.
In jouw werk zoek je de samenwerking op, communiceer je helder en houd je oog voor de details zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen.
Je weet hoe financiële processen in elkaar steken, kunt data duiden en omzetten in heldere rapportages voor het managementteam. Je bent servicegericht, zelfstandig en weet precies wat er nodig is om bedrijfsvoering soepel te laten verlopen.

Financiële ervaring is belangrijk in deze functie. Snel kunnen schakelen, pro-actief op zoek naar antwoorden gaan en samenwerken met andere financiële collega's binnen het ministerie is belangrijk. Goed kunnen plannen, organiseren en prioriteren, stevige en flexibele samenwerker, en communicatief vaardig. Goed cijfermatig inzicht, kritisch vermogen, verbanden kunnen leggen, beheersen van processen en systemen.

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Voor deze vacature geldt een jaarcontract, met uitzicht op vast dienstverband.