NSCR zoekt per direct een medewerker secretariaat m/v/x (24-32 uur per week)
Ben jij onze nieuwe spin in het web, aan wie we onze agenda’s, organisatie van bijeenkomsten, notulen, kortom het ‘reilen en zeilen’ van ons onderzoeksinstituut met een gerust hart kunnen overlaten? Houd jij van regelen en plannen en ben je doortastend en proactief? Dan maken wij graag kennis met jou!
Samen met je collega maakt het secretariaat onderdeel uit van de afdeling bedrijfsvoering. Bij het NWO-I instituut NSCR werken ongeveer 80 medewerkers, daarnaast werken er ook regelmatig gastonderzoekers en stagiaires bij het NSCR.
Wat ga je doen?
- Je hoofdtaak is het organisatorisch ondersteunen van het instituut in de hele breedte. Dat houdt in het plannen van afspraken, het boeken van vergaderzalen, het secretarieel ondersteunen van een deel van de MT-leden, ontvangen van gasten etc.
- Je ondersteunt de communicatie van NSCR naar derden, door het verrichten van uitvoerende werkzaamheden op de website (bijvoorbeeld het bijhouden van de medewerkers- en publicatie-pagina).
- Samen met je collega van het secretariaat verdeel je de overige werkzaamheden, waarbij ieder een eigen portefeuille heeft. Dat betekent dat je naast agendabeheer ook bezig bent met onder meer de post behandelen, inkooporders verwerken, archivering, opstellen van brieven, organisatie en verzorging van bijeenkomsten, plaatsen van bestellingen etc.. Tegelijkertijd ben je elkaars back-up tijdens vakanties en drukte.
- Je zet ook je organisatietalent in bij de organisatie van congressen, symposia, recepties en vergaderingen. Je ondersteunt in de breedste zin: van het notuleren en het opstellen/bewaken van actielijsten tot aan het reserveren van ruimtes en het uitnodigen van gasten.