Als managementondersteuner bied je logistieke, organisatorische en administratief-secretariële ondersteuning aan het management. Je zorgt voor een efficiënte en gestructureerde ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden en fungeert als spil binnen de afdeling.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Het beheren en coördineren van de agenda, waarbij je prioriteiten stelt en rekening houdt met planning, bereikbaarheid, frequentie en urgentie.
- Het beoordelen en verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie op belang en urgentie, het zelfstandig verzamelen en toevoegen van relevante informatie en het verzorgen van de verdere afhandeling.
- Het plannen, organiseren en voorbereiden van uiteenlopende vergaderingen en bijeenkomsten.
- Het samenstellen en completeren van vergaderstukken, inclusief het toevoegen van relevante achtergrondinformatie.
- Het notuleren van vergaderingen en het uitwerken van de verslaglegging.
- Het signaleren van aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
- Het opstellen van nota’s en brieven op basis van globale aanwijzingen van het management.
- Het opzetten, beheren en actualiseren van het werkarchief en het afdelingsarchief ten behoeve van managementinformatie en voortgangsrapportages.
- Het completeren en structureren van dossiers en het systematisch vastleggen van dossierrelaties.
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe relaties over administratieve en organisatorische zaken binnen de afdeling.
- Het vervullen van een bufferfunctie tussen het management en interne en externe stakeholders.
- Het voorbereiden, ontvangen en begeleiden van (internationale) bezoekers en delegaties.