Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Als Managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor secretariële, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het management en medewerkers van de organisatie eenheid.

Wat ga je doen?

Jouw taken bestaan o.a. uit het beheren en bewaken van de agenda van het management. Dit betekent dat je reguliere vragen en verzoeken correct afhandelt, informatie verstrekt/deelt, zowel van algemene als procedurele aard. Verder bereid je vergaderingen voor, door agenda’s op stellen, de juiste agendastukken aan te leveren en vergaderzalen te reserveren.
Ook ben je betrokken bij het organiseren van verschillende bijeenkomsten of recepties en het administratief bijhouden van diverse bedrijfsvoering systemen. Kortom, een leuk en uitdagend takenpakket waarbij je alle ballen hoog moet houden!

• Agendabeheer Management;
• Diverse administratieve taken;
• Voorbereiding rond vergaderingen;
• Diverse post verwerking en archivering van documenten;
• Organisatie rond evenementen, bijeenkomsten en recepties;
• Versturen van diverse attenties;

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden wordt je gekoppeld aan een van de afdelingen uit het verzorgingsgebied van het Bedrijfsbureau Functionele IT. De JIVC afdelingen die hieronder vallen, zijn:

• Besturen en overige ondersteuning IT;
• Materieel Logistieke en Financiële IT;
• Personele, Organisatorische en Medische IT;
• Expertisecentrum;
• IT Performance en Sourcing Management;
• Architectuur;
• Plannen & Bedrijfsvoering;
• Ondersteunende staf.

Wat vragen we?

Opleiding:

• Je hebt Havo/MBO werk- en denkniveau;
• Je hebt bij voorkeur een secretariële opleiding afgerond;
• Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Basisbeheersing (conversatie) van de Engelse taal.

Overige kennis en ervaring:

• Je hebt enkele jaren ervaring als secretaresse;
• Je weet zowel in- als extern goede werkrelaties te realiseren;
• Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatisering)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
• Basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoering procedures;
• Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
• Basiskennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
• Basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
• Inzicht in taak, organisatie en werkwijze van derden als Paresto, Servicebalie en Logistieke eenheid;
• Kennis van secretarieel beheer en reguliere secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
• Kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
• Inzicht in de functionele verhoudingen binnen de organisatie en bekendheid met de aard van de werkzaamheden binnen het aandachtsgebied.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

 #LI-GID #LI-Hybrid