Als inkoper externe opleidingen ben jij de verbindende factor tussen collega’s met een opleidingsbehoefte die niet intern door onze eigen opleiders ingevuld kan worden, en onze leveranciers en opleidingsinstellingen. Jij zorgt ervoor dat offertes worden opgevraagd, bestellingen en aanmeldingen (vaak onder tijdsdruk) nauwkeurig worden gecontroleerd en worden verstuurd naar de leveranciers. Zorgvuldigheid is hierbij van groot belang aangezien we zo min mogelijk willen prijsgeven over de identiteit van onze medewerkers.

Dit doe je binnen de kaders van ons inkoopbeleid en de Aanbestedingswet. Zo werk je nauw samen met jouw directe collega’s bij de afdeling Inkoop. Ook is er regelmatig afstemming met de inkoopadviseurs en contractmanagers over (nieuwe) inkoopbehoeften. Daarnaast heb je ook contact met de crediteurenadministratie.  

Wat ga je doen?
Als medewerker externe opleidingen ben je samen met collega’s verantwoordelijk voor het hele proces van externe cursussen, trainingen of opleidingen voor de Dienst. Zo pak je nieuwe aanmeldingen op en check je of de opleiding of cursus ook aangemeld is via het opleidingsjaarplan. Soms hebben we een contract met deze partijen en soms niet; dit controleer je ook. 
Als de cursus of opleiding in gang gezet kan worden, registreer je de opleiding in ons ERP-systeem. Achteraf check je of de medewerker de opleiding heeft afgerond en zorg je dat het opleidingsgeld tijdig wordt betaald door de collega’s van de financiële administratie. Je houdt de planning van de cursus of opleiding goed in de gaten en handelt als dat nodig is. In deze functie heb je veel contact met interne medewerkers en opleidingsinstituten.      

Wat krijg je ervoor terug?
Als je houdt van hard werken en stapels werk snel en zorgvuldig verwerken, dan is dit echt een functie voor jou. Deze functie biedt je een mooie combinatie van administratief werk en diverse contacten binnen en buiten de AIVD. In deze rol ben je van begin tot eind betrokken bij het proces van aanmelding tot afronding van een cursus of opleiding. Je komt te werken in een team met een resultaat-gedreven instelling en een informele sfeer.

Je bent een teamspeler die oog heeft voor de benodigdheden en belangen. Enderzijds denk je mee met de interne medewerker. Bijvoorbeeld of de manier van aanmelden bij een opleiding veilig is en op welke wijze dit zou kunnen. Dit vraagt klantgerichtheid en oplossingserichtheid. Anderzijds ben je ook scherp op de intern en extern gemaakte afspraken en controleert of een opleidingswens daar binnen past.  
Bij voorkeur heb je al enige ervaring op inkoopgebied. Het is jouw ambitie is om steeds op de hoogte te zijn van ontwikkelingen in je vakgebied en kijkt waar het inkoopproces verder verbeterd kan worden. Daarnaast werk je gestructueerd, accuraat en nauwkeurig. Jij krijgt een voldaan gevoel als alle details kloppen en alles netjes in de juiste systemen staat verwerkt.

 Verder heb je:
•    MBO-werk- en denkniveau;
•    een Nevi Mil opleiding (of je bent bereid deze te behalen);
•    administratieve werkervaring en enthousiasme om je te verdiepen in het vak inkoop;
•    vaardigheid in het gebruik van geautomatiseerde inkoopsoftware of een ERP-systeem;
•    vaardigheid in schriftelijke communicatie in de Engelse taal.

Vanwege de aard van onze werkzaamheden behoort thuiswerken niet tot de mogelijkheden. Wij werken volledig op kantoor in Zoetermeer.

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

• Solliciteren? Stuur ons een cv en sollicitatiebrief waaruit duidelijk en onderbouwd je motivatie blijkt om te willen werken bij de AIVD.
• Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
• Je sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen wanneer je op de juiste manier, via de daarvoor bestemde sollicitatie-knop reageert. Je uitgebreide motivatie is ingevuld en je cv is bijgesloten.
• We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de AIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de AIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
• Om veilig te solliciteren, raden we je sterk aan je online sollicitatie vanuit Nederland te versturen. Verblijf je in het buitenland, wacht dan tot je weer in Nederland bent.
• Een veiligheidsonderzoek op niveau A, psychologische onderzoeken, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor een functie bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.
• Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer 6 maanden in beslag kan nemen.
• De AIVD gebruikt een digitale manier om te solliciteren. Houd er rekening mee dat het invullen van het sollicitatieformulier mogelijk technische problemen met zich meebrengt. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren.
• Vanwege de veiligheid van onze kandidaten en de aard van de organisatie wordt het afgeraden om AI-tools in te zetten voor het soliciteren op deze vacature.