Als coördinerend inkoopadviseur bij de AIVD ben je verantwoordelijk voor een goed georganiseerde centrale inkoop van producten en diensten. Als expert en sparringpartner ben je betrokken bij aanbestedingsstrategieën en denk je mee over bijzondere, soms geheime, inkoopvragen. Door je kennis en ervaring ben je in staat medewerkers in het team verder te helpen bij ingewikkelde aanvragen en je stuurt het team functioneel aan. Nieuwsgierig? Lees snel verder.
Wat ga je doen?
Als coördinerend inkoopadviseur van de AIVD ben je het aanspreekpunt voor uiteenlopende inkoop- en aanbestedingstrajecten. Van standaardprocedures in de aankoop van facilitaire producten en vervoerservices tot complexe trajecten, zoals de ontwikkeling van cryptoproducten: jij gaat ermee aan de slag. De invulling van jouw rol is afhankelijk van het inkoop- of aanbestedingsvraagstuk waarbij je betrokken bent. Het ene moment beantwoord je als inhoudelijk expert inkoop-gerelateerde vragen en het andere moment ben je de projectleider of procesmanager die deadlines en aanbestedingsprocessen aanjaagt en monitort.
Je bent onder meer verantwoordelijk voor de samenstelling van programma’s van eisen en passende gunningscriteria en je geeft gevraagd en ongevraagd advies. Ook onderhoud je het contact met leveranciers en weet je wat er op de markt verkrijgbaar is. Je onderhandelt over voorwaarden en contracten. Door gebruik te maken van je netwerk snap je de relevantie van interne en externe ontwikkelingen voor jouw portefeuille.
Verder coördineer de je de verschillende werkzaamheden binnen het inkoop-team. Hiervoor prioriteer je de werkzaamheden en zoek je naar oplossingen bij onderbezetting. Ook stuur je op de inzet en ontwikkeling van de medewerkers met als doel het optimaal functioneren in personele en organisatorische zin. Je neemt ook deel aan organisatie-brede overleggen voor optimalisatie van processen. De AIVD heeft veel diverse inkoop-disciplines in eigen huis (o.a. contractmanagement, operationele inkoop en een inhuurdesk). Je overziet al deze disciplines en kunt de collega’s uit deze teams adviseren bij inhoudelijke vragen. Samen met het afdelingshoofd heb je een scherp oog voor ontwikkelingen op inkoopgebied die kansen bieden voor de organisatie.
Bij alle procedures ga jij voor het beste resultaat en houd je rekening met voorwaarden als duurzaamheid, veiligheid en social return. Ook hou je scherp rechtmatig en doelmatigheid in de gaten en bent indien nodig in staat 'nee' te verkopen. Vanwege de aard van de dienst kom je soms voor uitdagingen te staan die je in het bedrijfsleven niet tegenkomt. Wij zullen dan ook regelmatig een beroep doen op jouw creativiteit, improvisatievermogen en flexibiliteit.
Wat krijg je ervoor terug?
Jij krijgt veel vrijheid in de invulling van je werkzaamheden en mag meewerken aan diverse ontwikkel- en procesverbeteringstrajecten. Als coördinerend inkoopadviseur werk je in een klein hecht team bij de afdeling Inkoop en Financiën. Deze afdeling koopt centraal de goederen en diensten voor de hele AIVD in. Ook advies bij bijzondere inkooptrajecten valt daaronder, variërend van operationele producten tot speciale, heimelijke vormen van IT-dienstverlening. Dat betekent dat je soms wordt betrokken bij het inkopen van bijzondere producten in niet alledaagse inkoopprocedures. Dit biedt ruimte voor onderhandelingen met leveranciers.
Het is aan jou zelf om invulling te geven aan het adviseurschap en hierbij vooral de interne en de externe samenwerking te benutten. Zo zijn er volop mogelijkheden om samen te werken in het Rijksinkoopstelsel met diverse partners.

Jij bent een initiatiefrijke adviseur met uitgebreide kennis van inkoop- en aanbestedingsvraagstukken en procedures. Met jouw netwerkskills zoek je de verbinding op en je toont daadkracht in het behalen van de doelstellingen van de organisatie. In het adviestraject ga je integer en zorgvuldig te werk. Door je overzicht weet je wat er speelt, zie je wat er op het team afkomt en welke aanpassingen nodig zijn. Je weet jouw communcatiestijl aan te passen aan alle betrokkenen en jezelf flexibel op stellen. Uiteraard stel je zonder problemen contracten op in zowel de Nederlandse als Engelse taal. Verder heb je:
-HBO werk- en denkniveau aangevuld met een afgeronde inkoopopleiding, zoals Nevi 1 en 2 of vergelijkbaar;
-minimaal 5 jaar werkervaring als inkoopadviseur;
-ervaring met het begeleiden van complexe (Europese) aanbestedingstrajecten, het liefst binnen de Rijksoverheid;
-actuele kennis van aanbestedingsrecht;
-ervaring in een coördinerende rol is een pré.

Vanwege de aard van onze werkzaamheden behoort thuiswerken niet tot de mogelijkheden. Wij werken volledig op kantoor in Zoetermeer.

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

• Solliciteren? Stuur ons een cv en sollicitatiebrief waaruit duidelijk en onderbouwd je motivatie blijkt om te willen werken bij de AIVD.
• Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
• Je sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen wanneer je op de juiste manier, via de daarvoor bestemde sollicitatie-knop reageert. Je uitgebreide motivatie is ingevuld en je cv is bijgesloten.
• We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de AIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de AIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
• Om veilig te solliciteren, raden we je sterk aan je online sollicitatie vanuit Nederland te versturen. Verblijf je in het buitenland, wacht dan tot je weer in Nederland bent.
• Een veiligheidsonderzoek op niveau A, psychologische onderzoeken, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor een functie bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.
• Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer 6 maanden in beslag kan nemen.
• De AIVD gebruikt een digitale manier om te solliciteren. Houd er rekening mee dat het invullen van het sollicitatieformulier mogelijk technische problemen met zich meebrengt. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren.
• Vanwege de veiligheid van onze kandidaten en de aard van de organisatie wordt het afgeraden om AI-tools in te zetten voor het solliciteren op deze vacature.