Achter de kantoren en het publieksgedeelte van het Nationaal Archief in Den Haag en het depot in Emmen schuilt een schatkamer waar 1.000 jaar geschiedenis tastbaar wordt, het is een plek waar ruim 160 kilometer aan papieren archieven, ca. 15 miljoen foto’s, 300.000 kaarten en 1,2 petabyte aan digitale bestanden wordt bewaard.

Om te zorgen dat iedereen de overheidsinformatie kan vinden die men zoekt is het Nationaal Archief volop in ontwikkeling. We werken voortdurend aan de verbetering van onze publieke (digitale) dienstverlening, werken aan duurzame opslag van overheidsinformatie en werken samen met andere organisaties om een grotere beschikbaarheid van data te realiseren. Om deze doelen te bereiken is gegevensbeheer van cruciaal belang.

De overheid produceert grote hoeveelheden informatie: Pdf- en Word-documenten, websites, databases, foto’s, filmpjes. Het Nationaal Archief heeft de taak om een gedeelte van deze informatie eeuwig te bewaren. Daarnaast digitaliseren (en transcriberen) we ouder materiaal dat we nog op papier bewaren. Als gegevens- en collectiebeheerder zorg je ervoor dat deze informatie goed opgeslagen en geregistreerd wordt en blijft in onze systemen. Aangezien de hoeveelheid informatie toeneemt, het type informatie verandert en mensen nu anders zoeken dan vroeger, vereist het inrichten van onze collectiebeheersystemen veel aandacht en inzet.

Als gegevens- en collectiebeheerder in Emmen zorg je specifiek voor de collectie die in Emmen is ondergebracht. Het behoud en de toegankelijkheid van dat deel van de collectie van het Nationaal Archief heeft jouw aandacht en je stuurt en begeleidt de (senior) medewerkers in Emmen die daaraan werken. Dat doe je samen met de gegevens- en collectiebeheerders in Den Haag. Voor de locatie Emmen is dit een nieuwe functie. Dat betekent dat de eerste tijd ook aandacht nodig is voor het verder invullend hiervan.

Voor collega’s ben je een vraagbaak over hoe de archieven geregistreerd zijn en welke informatie gebruikt kan worden voor de beschikbaarstelling. Daarnaast corrigeer je onjuistheden en legacy-fouten. Hiermee ben je een onmisbare schakel in de keten tussen de verwervers die nieuwe archieven verwerven, de dienstverleners die archieven aan het publiek beschikbaar stellen, en de depotbeheerders die het fysieke transport van archieven uitvoeren.

Je stemt regelmatig af met de verwervers om te bepalen welke informatie noodzakelijk is voor het juiste beheer en beschikbaarstelling van nieuwe archieven. De dienstverleners zijn afhankelijk van correcte registraties om alle informatie op de juiste wijze aan onze bezoekers te tonen, zowel in de studiezaal als op onze website. Met dienstverlening en collectiebeheer stem je ook af hoe materiaal beter vindbaar gemaakt kan worden. In samenwerking met collega's van diverse afdelingen werk je aan de verdere ontwikkeling van onze beheerregimes voor verschillende soorten data. Samen met de depotbeheerders zorg je ervoor dat alle verhuizingen nauwkeurig worden geregistreerd en dat de registratie van archieven in overeenstemming is met de werkelijke fysieke situatie.

Als gegevens- en collectiebeheerder van de collectie ben je een essentieel onderdeel van ons team en draag je bij aan de toegankelijkheid en beschikbaarheid van overheidsinformatie voor een breed publiek.

Meewerken aan de toegankelijkheid van de collectie van het Nationaal Archief: jij zet je er graag voor in en ontwikkelt je met plezier verder in dit dynamische vakgebied. Nauwkeurig maak, controleer en verbeter je de registraties van de archieven in ons collectiebeheersysteem Mais-Flexis. Je verdiept je in de werking van collectiebeheersystemen en databases en leert hoe deze werken en gekoppeld kunnen worden aan andere systemen.

Wat wij verder vragen:

• WO-niveau;
• een afgeronde opleiding in het informatiemanagement-vakgebied;
• kennis van standaarden m.b.t. het meta-dateren van collecties;
• ervaring met collectiebeheersystemen, met Mais-Flexis is een pré, daarnaast ervaring met relationele databases zoals SQL;
• je weet dat ingrepen aan het begin van de keten repercussies hebben voor functionaliteiten elders in de keten;
• affiniteit met koppelingen tussen systemen op basis van XML, bij voorkeur ervaring met EAD;
• stevig analytisch vermogen en creativiteit in het denken in mogelijke toekomsten;
• bereidheid om met regelmaat in Den Haag te zijn.

• Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• De sollicitatiegesprekken staan gepland voor week 7. Het gaat om een functie voor 32-36 uur per week. Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid je werktijden zelf in te delen. Ook (deels) thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
• Het inwerken op deze functie vindt voor een deel fysiek plaats in Den Haag.