Het ontzorgen van managers die direct werken aan de versterking van het openbaar bestuur van Nederland. En dat op een hechte en soms ook hectische afdeling, waarvan collega’s deels op kantoor werken maar ook veel ‘in het land’ zijn. Lijkt dat je leuk? Dan zijn we op zoek naar jou!
Als managementondersteuner heb je als kerntaak het ontzorgen van de managers van de directie Bestuur, Financiën en Regio’s (BFR). Daarbij werk je nauw samen met de andere managementondersteuners binnen het directiesecretariaat en met de betreffende managers. Het secretariaat helpt elkaar bij het verrichten van de werkzaamheden en stemt continu met elkaar af. Samen zorg je voor een goed functionerend en dienstverlenend secretariaat.
Je komt te werken in een dynamische omgeving. Je verricht primair de organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management. In deze functie werk je zelfstandig en schakel je snel tussen de verschillende werkzaamheden.
Een belangrijk deel van de functie bestaat uit (complex) agendabeheer. Het is jouw verantwoordelijkheid om de agenda van de manager te beheren. Je bewaakt de ruimte in de agenda en plant nauwkeurig. Je weet welke onderwerpen op dat moment van belang zijn en stelt prioriteiten. Je speelt in op veranderingen en past de agenda aan als dat nodig is.
Naast agendabeheer en het organiseren van vergaderingen voer je diverse secretarieel-organisatorische en administratieve zaken uit voor de afdelingen. Denk aan het regelen van vergaderruimtes, het invoeren van gegevens in personeelssystemen, het aanvragen van ICT-voorzieningen, het boeken van reizen, etc. Ook ben je een aanspreekpunt en vraagbaak voor medewerkers.