Ben je nauwkeurig, kan je goed overzicht houden, en lijkt het je leuk om te werken aan een beter functionerend openbaar bestuur in een politiek-bestuurlijke omgeving? Heb je affiniteit met programmatisch werken en kan jij hier goed orde bewaken in een dynamische omgeving? Dan is deze functie iets voor jou!
Als programmasecretaris/beleidsondersteuner ben je de spin in het web en medeverantwoordelijk voor de procesmatige voortgang van het programma. Het programmasecretariaat is ingericht ter ondersteuning van de programmadirecteur van de Onevenredige Hardheden Aanpak. Als programmasecretaris/beleidsondersteuner ben je proactief en resultaatgericht; kan goed plannen en organiseren en je hebt een goed gevoel voor momentum en timing. We zijn een klein team dus als programmasecretaris/beleidsondersteuner moet je in staat zijn om te werken vanuit samenwerking en bereid en in staat zijn om bij te dragen aan wat nodig is en op te pakken wat moet worden opgepakt.
De taken van een programmasecretaris/beleidsondersteuner omvatten:
- Faciliteren en ondersteunen van de programmadirecteur bij de dagelijkse coördinatie van het programma.
- Logistieke voorbereiding en organisatie van (team)bijeenkomsten en overleggen voor het programmateam en de programmadirecteur, inclusief planning, agendering en verslaglegging daarvan.
- Voorbereiden totstandkoming van rapportages: inkoop/inhuur van externe expertise (redactie, vormgeving) uitvoeren, doorlopend bijhouden literatuurlijst, bewaken tijdig uitvoeren van acties.
- Bewaken van de voortgang van acties binnen het team, met behulp van actielijsten.
- Adviseren van de programmadirecteur over relevante personen voor gesprekken. Inplannen en bewaken dat de gesprekken worden voorbereid door leden van het team.
- Uitvoeren van de bedrijfsvoering van het programma, waaronder het opstellen van het bedrijfsvoering plan en jaarplan, in gang zetten van HR-processen, inkoop, onboarding van nieuwe teamleden.
- Beheer mailbox programma OHA.
- Overige organisatorische en administratieve taken, waaronder archivering en documentatiebeheer volgens Rijksrichtlijnen.