Ben jij een echte aanpakker met een proactieve houding? Kun jij moeiteloos schakelen tussen verschillende taken en fungeer je graag als het verbindende element binnen een organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wie zoeken wij?
Een gedreven managementondersteuner die klantgericht denkt en handelt, en als spin in het web de directie optimaal ondersteunt. Jij hebt de juiste basisvaardigheden onder de knie, zoals agendabeheer, correspondentie, verslaglegging en het organiseren van bijeenkomsten. Daarbij ben je proactief en denk je graag een stap vooruit om processen soepeler te laten verlopen.

Wat ga je doen?

• Effectief en zelfstandig beheren van agenda’s en afspraken
• Voorbereiden, coördineren en ondersteunen bij vergaderingen en evenementen
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties
• Signaleren en anticiperen op behoeften van de directie en de afdelingen
• Diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden uitvoeren

Wie ben jij?

• Klantgericht en communicatief vaardig
• Proactief en oplossingsgericht
• Stressbestendig en flexibel
• Nauwkeurig en discreet
• Ervaren met de basistaken van een managementondersteuner

Wat bieden wij?
Een uitdagende rol binnen een dynamische directie waar jouw inzet écht het verschil maakt. Ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, en een team waarin samenwerking centraal staat.

Je hebt kennis en of ervaring van de volgende zaken:

• Management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
• Reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
• Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden in primaire processen, bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.
• Anticiperend en pro-actief optreden en daarbij rekening houden met consequenties van eigen handelen.
• Vaardigheden in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie.
• Secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
• Voldoende beheersing van programma's zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint en andere standaard kantoorapplicaties en (automatiserings-)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en projectmanagement.
• kennis- en affiniteit met eigen werkzaamheden en defensie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties:

• Klantgericht
• Plannen en organiseren
• Organisatiegericht
• Samenwerken
• Integer
• Leervermogen

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.