Heb jij veel ervaring als managementondersteuner en ben je een breed en gevarieerd takenpakket gewend? Wil jij komen werken bij een overheidsorganisatie die maatschappelijk relevant werk doet voor Nederland? Dan nodigen wij je uit om te reageren! Als proactieve en flexibele managementassistent zorg jij ervoor dat de afdeling Hansken zich kan richten op de primaire taken.

Samen met je collega managementassistent biedt je secretariële en administratieve ondersteuning aan de leden van het managementteam en de medewerkers van de afdeling Hansken. Je maakt afspraken en stemt deze in goed overleg af, waarbij je de juiste prioriteiten stelt en daardoor bijdraagt aan een efficiënte tijdsplanning. Je organiseert uiteenlopende vergaderingen, stelt agenda’s op en je zorgt voor de juiste stukken voor de vergadering. Je notuleert/stelt verslagen op en bewaakt de gemaakte afspraken, de routing en de termijnen hiervan. Verder volg je de ontwikkelingen binnen de organisatie en omgeving en attendeer je MT-leden op de ontwikkelingen en zaken die (extra) aandacht vragen. Het beheren van vertrouwelijke informatie, dossiers en documenten behoort tot je takenpakket. Collega’s komen regelmatig het Hanskensecretariaat binnen lopen met de meest uiteenlopende vragen waardoor je dagen zeer afwisselend zijn.

Meer concreet behoren de onderstaande werkzaamheden tot jouw functie:

• Je bent verantwoordelijk voor het afhandelen van mail met betrekking tot sollicitatieprocedures. Hieronder vallen onder andere het versturen van ontvangstbevestigingen en het opstellen van afwijzingsbrieven en het bijdragen aan de onboarding van nieuwe medewerkers (bijv. het aanmelden van nieuwe medewerkers) en het offboarden van vertrekkende medewerkers.
• Je ontvangt en begeleidt bezoekers. Je zorgt ervoor dat ze zich welkom voelen en de benodigde begeleiding ontvangen.
• Je verzorgt het totale inkoopproces van inhuur van externe medewerkers.
• Je biedt algemene inkoop ondersteuning (invoeren van bestellingen in het inkoopsysteem).
• Je organiseert afspraken, stuurt vergaderverzoeken, reserveert vergaderzalen, catering en meldt bezoekers aan.
• Je bent betrokken bij procesmatige- en organisatorische taken (ziek- en betermeldingen, verhuizingen, randwerkzaamheden, administratie en facilitair).

Kortom, jouw functie omvat een breed scala aan taken, waarbij organisatorische vaardigheden en een proactieve houding essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.

• Je hebt een afgeronde MBO-opleiding in de richting van managementassistent of secretaresse opleiding of een vergelijkbare opleiding;
• Je hebt recente ervaring bij het ondersteunen van een afdeling/divisie of projectteam;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden; je stemt je communicatiestijl af op de situatie en beschikt over uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint).

Competenties

• Klantgerichtheid; reageert snel en correct op vragen en klachten, zoekt naar passende oplossingen, neemt verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gemaakte afspraken.
• Plannen en organiseren; stelt prioriteiten, houdt rekening met de agenda van betrokkenen, stemt de planning zo nodig af op de lopende processen, zorgt ervoor dat de benodigde mensen en middelen op het juiste moment beschikbaar zijn.
• Flexibiliteit; makkelijk kunnen schakelen tussen management- en diverse uitvoeringsactiviteiten, zowel intern als extern. Ten opzichte van je twee directe Managementassistencollega’s stel je je flexibel op om werk over te nemen als vakanties of andere omstandigheden daarom vragen.
• Organisatiesensitiviteit; kent de verhoudingen in de interne organisatie en met externe partners, herkent gevoeligheden, risico’s en kansen, gaat bij de juiste personen na of er draagvlak is.
• Samenwerken; stemt het eigen werk af op dat van anderen, deelt kennis, informatie en ideeën met anderen, draagt bij aan de goede onderlinge werkrelatie, zowel binnen de afdeling Hansken als met externe contacten, geeft constructieve feedback aan anderen en staat open voor het ontvangen daarvan, stelt gemeenschappelijke belangen boven het individuele belangen en helpt anderen waar nodig.

Wat vinden wij nog meer belangrijk
Jouw doel is om te zorgen dat je collega’s binnen de afdeling Hansken zo onbezorgd mogelijk hun werk kunnen doen. Je staat bekend om je zorgvuldige en accurate manier van werken. Persoonlijke en vertrouwelijke informatie is bij jou in veilige handen. Je kunt snel schakelen en je bent in staat om je planning aan te passen als de situatie daarom vraagt. We streven binnen het Hansken secretariaat naar een mate van uitwisselbaarheid van werkzaamheden. Dat betekent dat je bij afwezigheid van je directe collega diens werkzaamheden kunt overnemen om de continuïteit van de ondersteuning te kunnen waarborgen. Je gaat graag de uitdaging aan om jezelf verder te ontwikkelen. Heb je ervaring met P-direkt en Leonardo, dan is dat een grote pre.

Solliciteren? Je kunt jouw cv en motivatie als bijlage in Word of Pdf-bestand per e-mail onder vermelding van het kenmerk sturen aan [email protected]. We nodigen je graag uit om de drie vragen te beantwoordden in je motivatiebrief en om ook iets over jezelf te vertellen.

1. Kun je een concreet voorbeeld beschrijven van hoe je meerdere complexe agenda’s of prioriteiten tegelijk hebt beheerd en welke aanpak je daarbij hebt gebruikt?
2. Kun je een voorbeeld geven van een proces of werkwijze die jij hebt verbeterd en wat het resultaat daarvan was voor de organisatie of het team?
3. Kun je een voorbeeld geven van hoe jij proactief hebt gehandeld in een werkomgeving die sterk in verandering was, en welke stappen je hebt genomen om overzicht te houden en bij te dragen aan het team of de werkzaamheden?

• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van deze sollicitatieprocedure. Ook een geheimhoudingsverklaring maakt deel uit van het sollicitatieproces.
• Ben je in dienst van het Rijk en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een voordracht van je leidinggevende of trajectmanager en een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Het inwinnen van referenties behoort tot de mogelijkheden net als het inzetten van een (online) screening.
• Hybride werken behoort tot de mogelijkheden. Met je collega Managementassistenten stem je af wie er op kantoor is en wie er thuis kan werken.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.