Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van een afwisselende werkdag? Werk je graag in een klein, betrokken team en ben je de spil waar collega’s op kunnen vertrouwen? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Werkzaamheden
Als managementassistent ben je samen met je collega’s van het secretariaat het gezicht van de organisatie. Je werkzaamheden bestaan onder meer uit het:
- beheren van de algemene mailbox en telefoon
- ontvangen en te woord staan van cursisten, docenten en bezoekers
- plannen en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en afspraken
- verwerken van inschrijvingen in het cursusadministratiesysteem
- ondersteunen bij de organisatie van cursussen en bijeenkomsten
- verwerken van facturen
Je weet overzicht te houden, schakelt makkelijk tussen werkzaamheden en bent een vraagbaak voor collega’s.
Hoe ziet je werkdag eruit?
Geen dag is hetzelfde bij ons, maar kan er als volgt uitzien:
Vanuit jouw werkplek met het mooiste uitzicht van Den Haag start je ’s ochtends om half negen op met het openen van de mailbox en het aannemen van telefoontjes. Je ziet welke bijeenkomsten die dag plaatsvinden, zodat je de mensen die binnenkomen goed kunt doorverwijzen.
Om half tien keert de rust in het pand weer een beetje terug, als alle bijeenkomsten en cursussen zijn begonnen. Je checkt de algemene mailbox en bekijkt welke vragen je zelf kunt beantwoorden en welke je doorstuurt aan collega's. Ook verwerk je de post en de binnengekomen facturen: je slaat ze op en stuurt ze met de juiste code door aan onze financiële administratie.
Om half twee beginnen de meeste middagbijeenkomsten al, dus ben je weer in de buurt om iedereen te kunnen ontvangen. In de middag plan je afspraken en vergaderingen in, puzzel je met agenda’s en zorg je dat alle betrokkenen tijdig de juiste informatie ontvangen. Tussendoor help je collega’s en bezoekers met vragen en regel je praktische zaken voor cursussen. Omdat er vandaag veel mensen op het secretariaat komen binnenlopen met een vraag of voor een praatje, kom je er bijna niet meer aan toe, maar gelukkig vind je net voordat het tijd is om weer naar huis te gaan tijd om de lunchoverzichten voor de cursisten van de komende week te maken. Ook verwerk je nog een aantal inschrijvingen in het cursusadministratiesysteem.
Word jij enthousiast van deze werkdag? En ben jij die initiatiefrijke, zorgvuldige en stressbestendige collega die wij zoeken? Dan zien we je sollicitatiebrief en cv graag tegemoet!