Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie waarin je echt het verschil kunt maken? Als managementassistent van de directeur bedrijfsvoering ben jij de drijvende kracht achter de directeur. Vanuit Den Haag zorg je voor soepele communicatie, heldere afstemming en sterke ondersteuning op administratief, logistiek en organisatorisch vlak. Jouw inzet zorgt ervoor dat het directieteam optimaal kan functioneren. Iets voor jou? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt in je rol
Voor deze rol zijn wij op zoek naar een managementassistent voor de directeur bedrijfsvoering Uitvoering, Decentraal Advies en Control (UDAC) bij Financiën en Integrale Bedrijfsvoering (FIB). Je werkt in een dynamische en vaak uitdagende context, en vormt een breed team met jouw collega’s en managers. Binnen de afdeling werk je nauw samen met jouw collega managementassistenten. Je hebt ook veel contact met de managementassistenten buiten de afdeling, zoals het secretariaat van de plaatsvervangend secretaris generaal (pSG). In je functie ben je het vaste aanspreekpunt voor de algemeen directeur. Ook vervang je je collega-managementassistent bij afwezigheid.

Je bewaakt de acties die de directeur moet uitvoeren en zet deze waar nodig zelf in gang. Daarbij verwerk je nota’s, brieven en overlegdossiers zorgvuldig in het informatiesysteem. Daarnaast plan en organiseer je overleggen, directie-uitjes, vergaderlocaties en de bijbehorende catering. Je houdt je tot slot bezig met complex agenda-beheer.

Daarnaast werk je samen met je collega-managementassistenten aan de doorontwikkeling van het vak en de afdeling. Jouw expertise is een onmisbare bijdrage aan het continu verbeteren van de ondersteunende en administratieve werkprocessen binnen de afdeling. Waar nodig help je bij de ondersteuning van andere directies. Je werkt in deze rol altijd samen met een andere managementassistent.

Dit is waar jij voldoening uithaalt
Je weet van tevoren dat je dag soms kan veranderen qua taken en dat vind je eigenlijk wel leuk. Je vindt het fijn om overzicht te houden over al je werkzaamheden en kunt goed plannen en organiseren. Je hebt een klantgerichte houding en je kunt gemakkelijk en snel schakelen als de omstandigheden daarom vragen. Los van wat jij van ons meekrijgt, staan wij ook open voor jouw verfrissende ideeën en werkmethodes. Als je eenmaal ingewerkt bent, kun je zowel zelfstandig als in teamverband aan de slag.

Je bent onderdeel van het Stafbureau van de pSG organisatie. Vanuit het Stafbureau bieden wij ondersteuning aan de verschillende directies van de bedrijfsvoering. De ondersteuning wordt gegeven aan een directeur, afdelingshoofd en teamleider.

Meer weten?
Wil je eerst nog sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Roel Pietersen, coördinator Directiesecretariaten FIB, via 06-27276497.

Hoe solliciteer je?
Je kunt op deze vacature reageren via de knop "Solliciteer direct" onderaan deze pagina. We ontvangen dan graag jouw cv en motivatie. In je motivatiebrief hechten we waarde aan wat je komt brengen en je motivatie voor de rol.

• Je hebt minimaal een afgeronde opleiding op mbo-niveau, bij voorkeur in lijn met het vakgebied managementassistent.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in het ondersteunen van een directeur.
• Je hebt ervaring in het werken met kantoorautomatisering, met name Windows, Outlook, Word en Excel.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Wat wij aan jou waarderen?
Wat we aan jou waarderen, is dat je écht weet te ontzorgen. Je signaleert wat er nodig is nog vóór het wordt uitgesproken en handelt proactief, met oog voor wat er komen gaat. Je denkt vooruit en ondersteunt de directeur bedrijfsvoering op een manier die rust en structuur creëert.

Ook in teamverband werk je prettig samen. Je bent verbindend en betrokken, en je maakt gemakkelijk contact met collega’s. Dat draagt bij aan een positieve én professionele werksfeer

• Je standplaats is Den Haag (Rijnstraat).
• De eerste gesprekken vinden plaats op 29 en 30 september daarna volgt een gesprek met de algemeen directeur.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.