Als Managementassistent ondersteun je het hoofd en adjunct-hoofd Communicatie & Relatiemanagement. Je denkt vanuit het hoofd/adjunct teamhoofd, staat hen bij met raad en daad en ontzorgt hen zo veel mogelijk. Je handelt het telefoon- en mailverkeer af, beheert de agenda en selecteert en prioriteert afspraken en verzoeken. Je vormt een filter voor het hoofd en adjunct-hoofd, en geeft belangrijke en dringende zaken direct door.

Daarnaast bereid je vergaderingen en bijeenkomsten inhoudelijk en organisatorisch voor, onder andere door informatie op te vragen en te verwerken. Je bewaakt gemaakte afspraken en de opvolging van acties. Met jouw organisatietalent plan en coördineer je bijeenkomsten en evenementen en zorg je voor de planning van het consignatierooster van de medewerkers. Jouw betrokkenheid gaat verder dan zakelijke taken alleen; natuurlijk verzorg jij ook de bloemetjes en cadeautjes voor collega’s. Daarnaast krijg je veel ruimte om zelf invulling te geven aan jouw taken.

Je bent klantgericht en professioneel assertief: je durft dus ook nee te zeggen. Je bent integer en schrijft helder en begrijpelijk. Je werkt zelfstandig, bent behulpzaam en denkt proactief mee met het hoofd Communicatie & Relatiemanagement. Tegelijkertijd ben je er voor het hele team. Je bent een echte teamspeler en fungeert graag als vraagbaak en steunpunt voor collega’s. Je voelt je thuis in een omgeving die continu verandert en weet altijd de juiste prioriteiten te stellen. Hoe groter de uitdaging, hoe breder jouw glimlach!

Functie-eisen

• Opleiding: je hebt minimaal een mbo-diploma op het gebied van (office)management (bijvoorbeeld Managementassistent, Secretarieel Medewerker en/of een vergelijkbare Schoevers-diploma).
• Werkervaring: je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als officemanager, secretaresse of een soortgelijke functie.
• Kennis: je kent de regels en afspraken op administratief en secretarieel gebied.
• Persoonlijkheid: je bent accuraat, duidelijk, omgevingsbewust, proactief, stressbestendig en communicatief vaardig in zowel woord als geschrift.
• Flexibiliteit: je past je gemakkelijk aan als de omstandigheden daar aanleiding toe geven. Ook ben je bereid om voor vergaderingen of bijeenkomsten incidenteel naar regionale of opvanglocaties te reizen.
• Veerkracht: je weet mee te bewegen op de bewegingen die binnen het COA plaats kunnen vinden. Sterker nog, hier krijg je energie van.