Heb jij veel ervaring als ondersteuner van een drukbezet managementteam en ben je een breed en gevarieerd takenpakket gewend? Wil jij komen werken bij een overheidsorganisatie die maatschappelijk relevant werk doet voor Nederland? Dan nodigen wij je uit te reageren!
Als managementondersteuner ben je, samen met twee collega’s van het secretariaat, het aanspreekpunt voor de Divisie Bedrijfsvoering. Je biedt brede secretariële en administratieve ondersteuning aan drie teammanagers en aan de medewerkers van de gehele divisie. In deze rol beheer je de complexe agenda’s van de teammanagers en zorg je ervoor dat afspraken en prioriteiten zorgvuldig op elkaar worden afgestemd.
Je behandeld e-mails vanuit de centrale mailbox van het secretariaat. Je organiseert vergaderingen, verzorgt de verslaglegging en notuleert waar nodig. Ook ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en beheer je dossiers en documenten op een secure en gestructureerde manier. Je weet vlot en nauwkeurig te schakelen tussen de agenda’s van meerdere, vaak drukbezette, teamleiders. Daarbij behandel je inkomende en uitgaande correspondentie van het managementteam en ontvang en begeleid je bezoekers op een gastvrije en professionele wijze. Je reserveert vergaderzalen en ondersteunt bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen, inclusief het regelen van catering en bezoekersregistratie.
Daarnaast ondersteun je bij diverse personeelsaangelegenheden, zoals de administratieve afhandeling van sollicitaties, het plannen van NFI-toetsgesprekken, zorgt voor een soepele onboarding en aanmelden van nieuwe medewerkers en stagiaires. Je bent tevens betrokken bij procesmatige werkzaamheden, zoals interne verhuizingen. Tot slot fungeer je als achtervang voor de collega van de Mediatheek, waardoor je een veelzijdige en verbindende rol vervult binnen de organisatie.