Heb jij veel ervaring als managementondersteuner of als secretaresse/office manager en ben je een breed en gevarieerd takenpakket gewend? Wil jij komen werken bij een overheidsorganisatie die maatschappelijk relevant werk doet voor Nederland? Dan nodigen wij je uit te reageren!

Jij bent, samen met twee andere collega’s van het secretariaat, het aanspreekpunt van de Divisie Bedrijfsvoering. Als managementondersteuner bied je secretariële en administratieve ondersteuning aan drie teammanagers en de medewerkers van de gehele divisie Bedrijfsvoering. Je beheert de agenda van deze drie teammanagers.

Onderdeel van jouw takenpakket is de coördinatie van sollicitatieprocedures, on-boarding van nieuwe medewerkers, alles verwerken in personeelssysteem P-direkt en het verwerken van e-mails uit de algemene mailbox van het secretariaat.

Verder organiseer je vergaderingen en verzorg je geregeld de verslaglegging en het notuleren. Het beheer van vertrouwelijke informatie, dossiers en documenten hoort ook bij jouw werkzaamheden.

Daarnaast is jouw takenpakket nóg afwisselender. Je meldt bezoekers aan, regel je zalen inclusief bijbehorende catering en ben je betrokken bij procesmatige taken zoals interne verhuizingen.

Tevens behoren de onderstaande werkzaamheden ook tot jouw functie:

• Het behandelen van in-, en uitgaande MT-correspondentie;
• Het ontvangen en begeleiden van bezoek;
• Het invoeren van bestellingen in Leonardo;
• Het reserveren van vergaderzalen;
• Het (mede) organiseren van evenementen.
• Je bent achtervang van de collega van de Mediatheek;
• Het ondersteunen bij personeelsaangelegenheden o.a. administratieve afhandeling sollicitaties, NFI-toetsgesprekken en aanmelden nieuwe medewerkers, stagiaires en ziek- en betermeldingen.

• Je hebt een afgeronde managementassistent/secretaresse opleiding (MBO/HBO) of vergelijkbaar;
• Je hebt recente ervaring bij het ondersteunen van een lid van het managementteam
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden;
• Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse- en een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
• Je hebt ervaring en goede kennis van P-Direkt, Leonardo en Microsoft (Outlook, Word, Excel en Powerpoint) en je kan vlot en gedegen omgaan met agenda’s en mailbox van meerdere (vaak drukbezette) personen;

Competenties

• Flexibiliteit
• Integriteit
• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Inlevingsvermogen
• Zelfontwikkeling

Wat vinden wij nog meer belangrijk
Je kunt goed zelfstandig werken en je hebt ook ervaring om in een team te werken en weet gebruik te maken van jouw netwerk binnen de organisatie. Je bent proactief en hebt maar een half woord nodig om te begrijpen wat er nodig is.

Solliciteren kan door je cv en motivatie als bijlage in Word of Pdf-bestand per e-mail en onder vermelding van het vacaturenummer te sturen aan [email protected].
We nodigen je graag uit om in je motivatiebrief ook iets over jezelf te vertellen.

• Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het NFI van groot belang. Om die reden vragen wij aan nieuwe medewerkers om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Ook een geheimhoudingsverklaring maakt deel uit van het sollicitatieproces.
• Wanneer je als Rijksambtenaar een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van je beschikking mee.
• Het opvragen van referenties en het inzetten van een online screening kan onderdeel uitmaken van het selectieproces.
• Voor medewerkers binnen de Staat der Nederlanden Overheid behoort een detacheringsovereenkomst tot de mogelijkheden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.