In een dynamische omgeving voert het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) zijn taak uit, het opvangen en begeleiden van vreemdelingen. We zijn daarbij steeds in ontwikkeling. Het COA is een organisatie die zich continu aanpast aan de veranderende vraag vanuit politiek en samenleving en het fluctuerende aantal bewoners. In deze dynamiek zorgen leidinggevenden en medewerkers voor leefbaarheid, beheersbaarheid en veiligheid op de centra. Zo kunnen de bewoners werken aan hun toekomst.

Het COA is de centrale organisatie in Nederland in opvang en begeleiding van asielzoekers. In opdracht van het ministerie van Justitie en Veiligheid biedt het COA tijdelijk huisvesting en activeert onze bewoners in de voorbereiding op hun toekomst, in Nederland of elders. Het gaat vooral om asielzoekers en vluchtelingen en om specifieke groepen zoals alleenstaande minderjarige vluchtelingen.

De uitvoering van contractmanagement is decentraal belegd en verspreid over meerdere (specifieke) domeinen. Een goede aansluiting tussen de centrale kaders en de decentrale uitvoering is nodig om maximaal bij te dragen aan de doelstellingen van het COA en de individuele afdelingen.

De verantwoordelijkheid voor het proces van contractmanagement is centraal georganiseerd binnen het team Inkoop (directie Bedrijfsvoering). Hierbij gaat het onder andere om ontwikkeling van beleid, overzicht van de werking en verdere professionalisering waaronder standaardisatie.

Als contractmanager ben je verantwoordelijk voor het op georganiseerde wijze aansturen op de naleving van gemaakte afspraken die vastgelegd zijn in contracten. Je signaleert risico’s en kansen en zorgt dat contracten maximaal bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. Je zorgt ervoor dat contracten blijven aansluiten op de wensen van de afdeling waar je voor werkt.

Om dat te kunnen doen, werk je nauw samen met contracteigenaren, budgethouders en leveranciers en onderhoudt een netwerk binnen de inkoopfunctie van rijksorganisaties.

Je bent een verbindende schakel tussen beleid, uitvoering en leveranciers met oog voor kwaliteit, kosten en continuïteit. De contracten waarmee je werkt verschillen in grootte en complexiteit, wat de functie veelzijdig en uitdagend maakt.

In deze functie werk je in een omgeving waar prioriteiten snel veranderen en onverwachte uitdagingen regelmatig op je pad komen. Flexibiliteit, creatief, probleemoplossend vermogen en stressbestendigheid zijn daarom essentieel en maken dit werk juist zo uitdagend en afwisselend.

Voor deze functie houd je je met name bezig met contracten in domein Vastgoed. Je werkt binnen de afdeling Vastgoed & Facilitair. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het beheren, onderhouden, verwerven en afstoten van opvanglocaties. Vastgoedregisseurs die deze taak vervullen werken veelal via de raamovereenkomsten die er binnen het COA zijn. Denk hierbij aan specifieke raamovereenkomsten met aannemers, adviseurs en ontwerpers etc.

Taken en verantwoordelijkheden

• Jij bent de regisseur van de contractcyclus: van het eerste opstellen tot de evaluatie en vernieuwing.
• Je zorgt dat afspraken met leveranciers niet alleen worden nagekomen, maar ook echt waarde toevoegen.
• Met jouw scherpe blik herken je verbeterkansen en vertaal je die naar concrete adviezen voor collega’s en management.
• Je onderhoudt actief contact met leveranciers en interne stakeholders en bent hun eerste aanspreekpunt.
• Je levert vanuit jouw expertise input aan voor aanbestedingen en bereidt contractverlengingen voor. 
• Je zorgt dat processen soepel en transparant verlopen.
• Door jouw inzet worden contractrisico’s inzichtelijk én beheersbaar gemaakt.
• Je draagt bij aan de verdere professionalisering van contractmanagement en helpt zo de organisatie vooruit.

Must-haves (knock-out criteria)

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur in facility management, bedrijfskunde, vastgoed of vergelijkbaar.
• Samenwerken zit in je natuur: je weet belangen te verbinden en werkt graag met uiteenlopende collega’s en externe partners.
• Je analyseert graag, maar weet cijfers en risico’s ook te vertalen naar begrijpelijke en bruikbare adviezen.
• Communiceren gaat je gemakkelijk af: je kunt bijvoorbeeld heldere adviezen en rapportages schrijven én overtuigend presenteren.
• Wet- en regelgeving rondom aanbestedingen en contractvormen zijn voor jou geen onbekend terrein (of je maakt je dit snel eigen).
• Adviesvaardigheden: je stemt adviezen af op de doelgroep en weet stakeholders te overtuigen.
• Je bent resultaatgericht, maar verliest de menselijke kant niet uit het oog.

Nice-to-haves (pré’s)

• Je neemt ervaring (>2 jaar) mee met contractmanagement of inkoop binnen een complexe, gelaagde omgeving – of je hebt aantoonbare affiniteit en wilt je hierin verder ontwikkelen. Is dat vanuit de publieke sector dan werkt dat in je voordeel.
• Je neemt ervaring (>2 jaar) mee binnen vastgoedontwikkeling, bouwprojectmanagement of assetmanagement in een complexe, gelaagde vastgoedomgeving – of je hebt aantoonbare affiniteit met de vastgoed- en bouwsector en wilt je hierin verder specialiseren. Heb je ervaring binnen de publieke of semipublieke vastgoedwereld (zoals gemeenten, zorg, onderwijs of woningcorporaties), dan werkt dat in je voordeel.
  Aanvullende vakgerichte opleidingen (zoals CATS CM, Conducto, InkoopAcademie, Nevi) heb je gevolgd dan wel je staat ervoor open deze te volgen.

Jouw profiel
Jij bent een daadkrachtige professional die het overzicht weet te bewaren en energie krijgt van het managen van uiteenlopende contracten. Je voelt je thuis in een omgeving waar de dynamiek groot is en waar de situatie van vandaag morgen anders kan zijn. Met jouw scherpe blik zie je kansen om processen te verbeteren en weet je leveranciers en collega’s mee te nemen in jouw adviezen. Je bent analytisch sterk, maar hebt ook de sensitiviteit om belangen goed af te wegen.

Het COA hecht sterk waarde aan integriteit en betrouwbaarheid. Zodra wij jou een aanbod doen voor indiensttreding voeren we een pre-employment screening uit. De screening bestaat uit ten minste de volgende onderdelen: aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), Diploma- en certificaten controle, Identiteitscontrole.