Op de afdeling Contractbeheer van Rijkswaterstaat komt jarenlange ervaring samen met toekomstgerichte expertise. Hier zorgen we ervoor dat contracten, afspraken en administratieve processen kloppen en betrouwbaar zijn. Als contractbeheerder speel jij daarin een onmisbare rol: jij houdt overzicht, ondersteunt klanten en zorgt dat afspraken correct worden vastgelegd en nageleefd. Meer weten? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt
In deze veelzijdige functie zorg jij ervoor dat contracten en afspraken actueel, volledig en rechtmatig zijn. Je werkt met facilitaire contracten, dienstverleningsafspraken, overeenkomsten met andere partijen en ingebruikgevingen. Denk aan het verwerken van wijzigingen, het controleren van afspraken en het beschikbaar stellen van de juiste informatie aan collega’s en stakeholders.

Samen met je collega’s ondersteun je klanten bij de administratieve kant van contracten. Je helpt hen bij het sturen op budgetten, zorgt voor een goede onderbouwing van facturen en bewaakt dat alles volgens de regels verloopt. Daarbij schakel je veel: met klanten, leveranciers en collega’s binnen en buiten het team. Je beweegt soepel tussen hoofdlijnen en details en draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling van het vakgebied contractbeheer.

Jouw werkzaamheden

• Jij beheert contracten, dienstverleningsafspraken, overeenkomsten met derden en ingebruikgevingen van de Huisvesting en Services.
• Jij signaleert trends, ontwikkelingen, knelpunten en risico's in het contract. Je analyseert en handelt pro actief op deze signalen.
• Jij signaleert afwijkingen in de uitvoering van het contract op basis van rapportages of signalen. Je spreekt hierop de leverancier aan, neemt het initiatief om resultaten bij te sturen en escaleert indien nodig.
• Jij leidt operationele overleggen met leveranciers en bewaakt het resultaat.
• Jij participeert aan en adviseert bij aanbestedingen en je hebt een ondersteunende rol in projecten.
• Jij zorgt voor een rechtmatige onderbouwing van de facturen.
• Jij zorgt voor de afhandeling van offertes en verzorging van prestatieverklaringen van zowel contractueel als niet-contractueel vastgelegde dienstverlening en eventuele plusdiensten.

Jouw team
Je werkt in het team Contractbeheer, een team dat opereert in een dynamische omgeving waarin snel schakelen vaak nodig is. Samen met je collega’s zorg je dat contractbeheer op orde is en blijft. Er is veel ruimte voor samenwerking, meedenken en het gezamenlijk verbeteren van processen. Het samenspel tussen klantvraag en rechtmatig handelen vormt de kern van jullie werk.

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct!
Of wil je eerst meer informatie over deze functie voordat je solliciteert, bel of app met Tessa Zwanikken, teammanager Contractbeheer, via 06 25 30 84 99. Zij staat je graag te woord.

• Je hebt minimaal een hbo-opleiding in een facilitaire of administratieve richting afgerond.
• Je hebt enige werkervaring met de administratie van dienstverleningscontracten.

Aan competenties neem je mee:

• Samenwerken: je werkt in mini-clusters samen met collega’s aan een samenhangend pakket van contracten. Je stemt daarbij actief af met interne stakeholders, leveranciers, contractmanagers en producteigenaren om gezamenlijk tot goede resultaten te komen. Je werkt mee aan het verlagen van kwetsbaarheid door kennis en werkzaamheden te delen.
• Communicatieve vaardigheden: je communiceert helder, beknopt en respectvol op verschillende niveaus, zowel intern als extern. Ook in situaties waarin iets misgaat weet je professioneel te blijven en draag je bij aan het oplossen of de-escalatie van de situatie.
• Resultaatgerichtheid: je onderneemt zelfstandig actie en denkt vooruit over wat nodig is om het werk goed en tijdig uit te voeren. Je wacht niet af, overziet de gevolgen van keuzes en stuurt actief op een correcte afronding van werkzaamheden.
• Klantgerichtheid: je denkt mee vanuit de klantvraag en zoekt binnen de geldende kaders naar passende oplossingen. Daarbij richt je je op wat wél mogelijk is en lever je betrouwbare ondersteuning aan klanten en stakeholders.
• Plannen en organiseren: je organiseert je werkzaamheden zelfstandig, stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang nauwlettend. Ook bij meerdere contracten en deadlines tegelijk behoud je overzicht en werk je gestructureerd en accuraat.

Solliciteren? Leuk!
In plaats van een motivatiebrief vragen we je om een aantal gerichte motivatievragen te beantwoorden. Daarmee krijgen we een goed beeld van jouw ervaring, manier van werken en motivatie voor deze functie.

1. Samenwerken: beschrijf een situatie waarin je samenwerkte met collega’s en andere stakeholders (bijvoorbeeld klanten, leveranciers of adviseurs) aan een gezamenlijke opdracht of proces. Hoe heb je de samenwerking ingericht, hoe stemde je af over taken en verantwoordelijkheden en wat was jouw bijdrage aan het gezamenlijke resultaat?
2. Communicatieve vaardigheden: geef een voorbeeld van een situatie waarin je complexe of gevoelige informatie moest uitleggen aan een interne of externe stakeholder, bijvoorbeeld over contractafspraken, administratie of facturatie. Hoe zorgde je ervoor dat je boodschap helder en respectvol overkwam, en wat was het effect daarvan?
3. Resultaatgerichtheid: beschrijf een situatie waarin je zelf initiatief nam om werkzaamheden op orde te krijgen of te verbeteren, bijvoorbeeld binnen contractbeheer, administratie of budgetbewaking. Hoe bepaalde je wat er moest gebeuren, welke acties ondernam je en hoe zorgde je ervoor dat het gewenste resultaat werd behaald?

• Je standplaats is Utrecht. Bij Rijkswaterstaat stimuleren we het hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega’s vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toe laat.
• De (online) selectiegesprekken vinden plaats op maandag 16 maart.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.