Binnen de Directie Integratie Europa zorgt de afdeling Coördinatie Productie en Kwaliteit (CPK) voor de dossiervoorbereiding van buitenlandse reizen en parlementaire verplichtingen van diverse ministers en het Koninklijk Paar. De afdeling stelt uniforme en kwalitatief hoogstaande dossiers samen die bijdragen aan het behartigen van de Nederlandse belangen. Dit omvat dossiers voor overleg met de Kamer, bezoeken, Brusselse vergaderingen en multilaterale bijeenkomsten. Het samenstellen van dossiers gebeurt via een digitale samenwerkingsruimte.

CPK plant en zet bestellingen voor dossiers en aantekeningen uit, waarbij meerdere BZ-directies betrokken zijn. Er is veel direct contact met teams van ministers, secretariaten en de parlementaire informatiedienst. Het secretariaat van CPK bestaat uit drie administratief medewerkers die in samenwerking met dossierhouders dossiers en stukken van hoge kwaliteit afleveren. Het secretariaat is vooral aan het einde van het proces betrokken bij dossiervorming, waarbij gecontroleerd wordt op taal, spelling, volledigheid en correcte sjablonen.

Het werk bij CPK is dynamisch, kent pieken en dalen en vraagt soms om flexibiliteit in werktijden. Daarnaast werkt CPK voortdurend aan innovatie en verbetering van processen.

Jouw takenpakket bestaat uit:

• Meehelpen met productie van dossiers in samenwerking met beleidsondersteuners en beleidsmedewerkers;
• Uitprinten en inbinden van papieren dossiers;
• Samenstellen van inhoudsopgaven;
• Voorbereiden van memo’s en brieven voor geannoteerde agenda’s en verslagen;
• Controleren van stukken en dossiers op taalkundige juistheid;
• Verzorgen van een goede lay-out van documenten;
• Uitvoeren van enkele secretariële werkzaamheden zoals het reserveren van vergaderzalen, aanmelden van bezoekers, invoeren van verzuimmeldingen en schakelen met de IT-helpdesk;
• Nauwe samenwerking met CPK-beleidsmedewerkers;
• Controleren van volledigheid en voldoen aan wensen en eisen van afnemers;
• Meedenken over innovatie, bijvoorbeeld over het gebruik en aanpassing van sjablonen.

Stressbestendigheid
Je kunt nauwkeurig en snel werken, onder hoge tijdsdruk. Als deadlines niet haalbaar zijn, laat je dat tijdig weten en denk je mee over oplossingen.

Flexibiliteit
Je bent flexibel en deinst niet terug voor veranderingen op het laatste moment. Door actuele ontwikkelingen kunnen dossiers op het laatste moment nog moeten worden aangevuld. Je ziet het als een uitdaging om daaraan zoveel mogelijk tegemoet te komen.

Klantgerichtheid
Je hebt een dienstverlenende instelling en vindt het leuk om concrete producten af te leveren. Je verdiept je in de wensen en belangen van de afnemers van dossiers en vertaalt deze in samenwerking met de DIE-CPK collega’s naar passende oplossingen. Je komt gemaakte afspraken na maar geeft ook duidelijk aan wat er wel en niet kan binnen de mogelijkheden van DIE-CPK.

Samenwerken
Je bent sterk gericht op samenwerken. Je werkt effectief samen binnen DIE-CPK en met verschillende lagen in de organisatie. Je betrekt anderen bij je werkzaamheden, bouwt relaties op en draagt bij aan een collegiale en professionele werkrelatie om gezamenlijk resultaten te behalen.

Communicatieve vaardigheden
Je bent de Nederlandse taal goed machtig (zowel mondeling als schriftelijk).

Digitale vaardigheden
Beschikt over sterke digitale vaardigheid en je denkt graag mee over technische innovatie van het werk van DIE-CPK. Overweg kunnen met Word is cruciaal.

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.