Als Contractbeheerder bij de directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken ben je verantwoordelijk voor het beheren van uiteenlopende ICT-gerelateerde overeenkomsten. Jij ondersteunt onze Contractmanagers en samen zorgen jullie ervoor dat onze financiële administratie en contractmanagement systeem altijd up-to-date zijn. Je helpt Contractmanagers sturen op contracten, looptijden en de opvolging daarvan en bent een belangrijke schakel in de uitvoering van inkooptaken die onder verschillende lopende raamovereenkomsten plaatsvinden.

Omdat je ook de inhoud van de overeenkomsten kent bied jij vanuit het Contractmanagementteam ondersteuning in het beantwoorden van vragen uit de organisatie over overeenkomsten of leveranciers. Je bent functioneel beheerder van het contractmanagement systeem en de omgeving waarin onze contractdossiers worden bijgehouden. Daarbij zorg je onder andere voor beheer op templates en gebruikers.

Je werkzaamheden omvatten:

Contractbeheer en -ondersteuning:

• registratie contracten in contractmanagement systeem + afhandelen notificaties;
• aanmaken en (mede) bijhouden contractdossiers;
• uitvoering diverse administratieve taken voor lopende contracten;
• factuurafhandeling/P-verklaren (facturatiecheck/accorderen);
• beheer van de dienstpostbus Contractmanagement;
• generieke ondersteuning contractmanagers;
• (functioneel) beheer van door het team gebruikte systemen, tools en templates.

Inkoop-gerelateerde activiteiten:

Procesbegeleiding, administratie en ondersteuning bij het plaatsen van bestellingen, de uitvoering van minicompetities en (functionele) uitvragen onder bestaande overeenkomsten. Je ondersteunt contractmanagers onder meer bij het:

• opstellen van uitvraagdocumenten;
• controleren van de ontvangen offertes;
• plannen en organiseren van gesprekken en demo’s;
• schrijven van gunnings- en afwijzingsbrieven;
• aanmaken, bijhouden en archiveren inkoopdossiers.

Daarnaast ben je aanspreekpunt voor leveranciers gedurende lopende trajecten.

Het team

Het team Contractmanagement bestaat uit 7 contractmanagers, waaronder 1 teamleider, en op dit moment 1 contractbeheerder. Wij zoeken een kandidaat als aanvulling op dit team. Belangrijk is dat je uiteindelijk zelfstandig de werkzaamheden kan uitvoeren, in nauwe samenwerking met het team. Als je ziet dat er dingen niet goed gaan toon je eigenaarschap en onderneem je actie om daar verandering in aan te brengen.

Als team staan jullie voor beheersing van diverse lopende en nieuwe contracten. De ruimte voor sturing en eigen inbreng die je krijgt, pak je met beide handen aan. In de basis ben jij de vraagbaak voor alle aan jou toegewezen contractzaken. Via team- en individueel overleg hou je nauw contact met je directe collega’s en brengen jullie elkaar op de hoogte van de stand van zaken. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat we continu verbeteren en draag je bij aan het jaarplan van contractmanagement.

• Je hebt minimaal MBO 4 werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring op administratief vlak en met het gebruik van administratieve systemen (Sharepoint, SAP) en applicaties (MS Office).
• Je hebt kennis van financiële processen.
• Je hebt ervaring met soortgelijke werkzaamheden binnen een grote, complexe organisatie (zoals de Rijksoverheid).
• Je toont initiatief en voelt je verantwoordelijk voor de resultaten van je werk. Je wacht niet af, maar neemt het initiatief om knelpunten te signaleren en verbeteringen door te voeren. Daarmee laat je ondernemerschap zien.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig. Door je scherpe oog voor detail en kennis van overeenkomsten draag je actief bij aan een efficiëntere en transparantere contractadministratie.

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie en een selectiegesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden eind oktober of begin november plaats.