FMHaaglanden (FMH) is op zoek naar een nieuwe collega voor het team Inkoop & Contractbeheer. FMH is dé facilitaire dienstverlener voor diverse panden van de Rijksoverheid binnen de Haagse regio. Dit doen we met meer dan 600 medewerkers voor de werkplekken van rond de 40.000 Rijkscollega's.

Het team Inkoop en contractbeheer (ICB) vormt samen met het team Leveranciers- en contractmanagement (LCM) de afdeling Inkoop en Leveranciersmanagement (ILM). Gezamenlijk zorgen zij ervoor dat de producten en diensten van FMH worden geleverd volgens de voorwaarden die zijn afgesproken met leveranciers, klanten en afnemers.

Het team ICB bestaat uit twee onderdelen. Het ene onderdeel wordt gevormd door zes adviseurs inclusief coördinator, en heeft een ILM-brede adviestaak. Het andere deel bestaat uit zes inkoop en contractbeheerders inclusief coördinator, ondersteund door twee administratief medewerkers. Het team van in totaal veertien medewerkers wordt aangestuurd door een teamleider in nauwe samenwerking met de coördinatoren.

Binnen het onderdeel Inkoop en contractbeheer is een vacature ontstaan voor een Adviseur Inkoop en contractbeheer.

Binnen de afdeling ILM wordt gewerkt met een indeling naar productgroepen ondergebracht in clusters waarbinnen de teams LCM en ICB nauw samenwerken. “Çatering en reststoffen” of “Vervoer, verblijf en veiligheid” zijn voorbeelden van clusters waarin productgroepen zijn ondergebracht. In totaal zijn er vijf van zulke clusters.

Vanuit het onderdeel van inkoop en contractbeheerders ben je voor één van de clusters verantwoordelijk voor specifieke inkoopactiviteiten en het beheer van contracten. De bastistaken bestaan uit:

• Het correct afhandelen van binnenkomende bestellingen en facturen in het inkoopsysteem.
• Optreden als vraagbaak met betrekking tot contractinhoudelijke aspecten, aanvragen en bestellingen voor leveranciers en collega’s binnen en buiten FMH.
• Het bieden van ondersteuning aan gebruikers/bestellers bij het invoeren van hun inkoopaanvraag of af te handelen facturen in het inkoopsysteem.
• Het bewaken van de kwaliteit en rechtmatigheid van de (inkoop)dossiers en de systemen aan de hand van periodieke controles.
• Het beheren van contracten en het zorgvuldig registreren daarvan in het contractenregistratiesysteem.
• Optreden als sparringpartner voor de leveranciers- en contractmanager uit het team LCM werkzaam binnen hetzelfde cluster.
• Proactief meedenken over verbeteringen van de systemen, processen en procedures.
• Het in de rol van inkoper uitvoeren van enkelvoudig onderhandse offertetrajecten (EVO) en meervoudig onderhandse offertetrajecten (MVO).
• In het geval van Europese aanbestedingen neem je deel aan een FMH-projectteam waarbij je vanuit je eigen rol en functie meedenkt over onder meer de inkoop- en facturatiestructuur. De taken die bij de functie van adviseur inkoop en contractbeheer horen, voer je zelfstandig uit in samenwerking met de collega’s binnen en buiten ICB en in afstemming met je coördinator en teamleider.

De aard van de werkzaamheden vraagt om een gedegen analytisch vermogen. Je weet daarbij hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden. Je beschikt over een goed cijfermatig inzicht en bent nauwkeurig van aard. Informatie weet je gestructureerd te verwerken en op de juiste manier te duiden. Je kan goed overweg met digitale systemen en pakt systeemveranderingen makkelijk op. De specifieke systemen waar we binnen FMH mee werken (onder andere CIFAS en SourcetoContract) maak je je snel eigen. In algemene zin weet je een goede balans aan te brengen tussen rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

Pro-actief de samenwerking aangaan met collega’s binnen en buiten het team én met leveranciers is een belangrijke vereiste. Je ben een zelfstandig werkende, klantgerichte teamspeler. De verscheidenheid aan taken vraagt dat je goed kunt plannen en organiseren en goed aanvoelt wanneer je welke prioriteiten moet stellen. Bij stagnaties in processen of taken analyseer jij wat er aan de hand is, kijk je naar mogelijke oplossingen en weet je de juiste oplossing in de praktijk te brengen. Daar waar nodig vraag je op tijd hulp en weet je op het juiste moment een vraagstuk te escaleren naar een hoger niveau. Daarnaast vragen wij van jou een proactieve, leergierige, resultaatgerichte en collegiale houding.

Opleiding, ervaring en vaardigheden

• HBO Inkoop, Facilitair Management, NEVI of een vergelijkbare opleiding.
• Minimaal drie jaar kennis en ervaring met operationele inkoopprocessen en (contract)systemen binnen de Rijksoverheid.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.