Werk jij graag dicht op het bestuur?

Ben jij iemand die rust brengt, scherp adviseert en overzicht en voortgang bewaakt? En voel jij je thuis in een omgeving waar veel tegelijk speelt? Dan kan dit een functie zijn die goed bij je past.

Binnen de directie O&B kom je te werken in het team Beleid en Organisatie. In deze tijdelijke rol ondersteun je de directie O&B bij de voorbereiding van gesprekken en besluitvorming, adviseer je de secretaris-generaal en werk je nauw samen met collega’s in het P&O-domein, de dienstonderdelen van OCW en de medezeggenschap. In deze functie ben je de verbindende schakel die overzicht houdt, voortgang organiseert en ervoor zorgt dat de juiste onderwerpen, mensen en belangen op het juiste moment samenkomen.

Wat ga je doen?

Als secretaris P&O en medezeggenschap combineer je secretariswerk met een stevige adviesrol. Je bereidt bestuurlijke en medezeggenschapsoverleggen voor, stelt annotaties op, stemt stukken af en bewaakt acties, deadlines en opvolging.
Je werkt onder meer aan de voorbereiding van de domeintafel P&O, het MD/HR-beraad, de Bestuursraad, overleggen met de Departementale Ondernemingsraad en interdepartementale afstemming, zoals de ICOP. Ook begeleid je advies- en instemmingstrajecten en ondersteun je de secretaris-generaal in het overleg met de medezeggenschap.

In deze rol vervul je een echte spilfunctie. Je verbindt bestuur, dossierhouders, collega’s, dienstonderdelen en medezeggenschap met elkaar en zorgt dat processen zorgvuldig en tijdig verlopen. Daarbij ben je niet alleen organisatorisch sterk, maar ook inhoudelijk een stevige gesprekspartner. Je ondersteunt het hoofd Mens en Organisatie bij besluitvorming binnen het P&O-domein, denkt mee over bestuurlijke verhoudingen en signaleert risico’s, kansen en aandachtspunten.
Voor collega’s en dienstonderdelen ben je een herkenbaar aanspreekpunt bij vragen over routes, besluitvorming en medezeggenschap. Je weet hoe de processen lopen, kent de bestuurlijke verhoudingen en helpt anderen verder bij de juiste aanpak. Ook denk je mee over vraagstukken rond rechtspositie en draag je bij aan het actueel houden van het Personeelsreglement OCW.
Naast de terugkerende overleggen en trajecten pak je ook bredere adviesvragen en tijdelijke opdrachten op.

Concreet houd je je bezig met:

• het voorbereiden van bestuurlijke en medezeggenschapsoverleggen;
• het opstellen, beoordelen en afstemmen van stukken voor besluitvorming;
• het adviseren van het hoofd Mens en Organisatie en de secretaris-generaal;
• het begeleiden van advies- en instemmingstrajecten;
• het bewaken van acties, deadlines en opvolging;
• het ondersteunen van collega’s en dienstonderdelen bij vragen over routes, besluitvorming en medezeggenschap;
• het meedenken over vraagstukken rond rechtspositie en het actualiseren van het Personeelsreglement OCW.

Wie ben jij?
Je voelt je thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je kunt snel hoofd- en bijzaken onderscheiden, beweegt soepel tussen verschillende belangen en weet wat er nodig is om besluitvorming goed te laten verlopen. Je bent zorgvuldig, helder in je communicatie en stevig in je advisering.
Je bent iemand die gemakkelijk schakelt tussen dossiers, gesprekspartners en niveaus. Je werkt graag samen, houdt overzicht en verliest het doel niet uit het oog. Daarbij combineer je rust en zorgvuldigheid met resultaatgericht werken.

Dit breng je mee
•    wo-werk- en -denkniveau; 
•    relevante werkervaring als secretaris, bij voorkeur binnen het publieke domein is een pré; 
•    ervaring met advisering over medezeggenschap op (top)managementniveau; 
•    ruime kennis van en ervaring met de toepassing van de Wet op de ondernemingsraden (WOR); 
•    kennis van bestuurlijke processen rond medezeggenschap; 
•    sterke mondelinge en schriftelijke vaardigheden.

Solliciteren?
In het kader van inclusief werven en selecteren vragen we je om een brief te schrijven waarin je de onderstaande 4 vragen beantwoordt.
1.    Kun je een voorbeeld geven van een bestuurlijk gevoelig dossier of medezeggenschapstraject dat jij hebt begeleid? Wat was jouw rol en hoe ben je te werk gegaan? 
2.    Hoe zorg jij in een complexe omgeving met veel dossiers en deadlines dat stukken, overleggen en besluitvorming goed voorbereid zijn? 
3.    Waarom spreekt deze functie bij OCW jou aan, en wat breng jij mee waardoor jij hier goed tot je recht komt? 
4.    Stel dat een belangrijk dossier te laat of niet scherp wordt aangeleverd. Wat doe jij dan?

We zijn benieuwd naar jouw ervaring, werkwijze en wat jij meebrengt voor deze functie. Met je antwoorden op deze vragen hopen we ook een goed beeld te krijgen van jou als persoon.

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats in week 21 op ons kantoor in Den Haag. 
• De dinsdag is de vaste teamdag op kantoor.
• We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.

Algemeen: 

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.