Vanwege vertrek van een collega zoeken wij een nieuwe collega om de teams te versterken.
Ben jij onze nieuwe regelaar? Hou jij van een beetje orde in de chaos? Mooi!

Als teamondersteuner bij Nationaal Coördinator Groningen (NCG) zorg jij ervoor dat we onze beloften na kunnen komen en processen soepel draaien. Dankzij jou weten je collega’s precies waar ze aan toe zijn, loopt alles op rolletjes, en is iedereen up-to-date. Om het team haar werk te kunnen laten doen is er behoefte aan teamondersteuning van de zaakbegeleiders.

Wat ga je doen?
In deze rol ben jij de stille kracht achter de schermen. Jij zorgt dat de teams kunnen focussen op de inhoud van het werk en administratieve handelingen in jouw handen kunnen achterlaten.

Hoe je dat doet?
Bijvoorbeeld door:

• Ondersteunen van team Impactvol in aanvragen van offertes, uitzetten van opdrachten en financiële afhandeling van uitgezette zaken;
• Je verzorgt voorstellen van zaakbegeleiders voor o.a. CPO in BKG;
• Je bewaakt de voortgang van klussen die je hebt uitgezet;
• Je regelt vergaderingen: van plannen tot verslaglegging;
• Je organiseert overleggen: ook tussen de teamleden en bewoners en/of andere partijen;
• Verslaglegging van gesprekken met eigenaren/bewoners en casusteams;
• Het up-to-date houden van dossiers in BKG, WEM en Topdesk. BKG is het IT-systeem ter ondersteuning van het primaire versterkingsproces;
• Achtervang te zijn voor de ondersteuner van het Interventieteam en neemt taken over bij afwezigheid van de vaste ondersteuner;
• Andere dingen die oppoppen – jouw eigen ideeën en initiatief zijn meer dan welkom!

Daarnaast wordt de verwerking van bewonersmeldingen die binnenkomen bij de directie en het ministerie bij de teamleider van Klachten en Impactvol belegd. Jij bent namens de teamleider verantwoordelijk voor de juiste verwerking van deze meldingen.

Bij de uitvoering staat het belang van de bewoner/eigenaar voorop. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel loopt en houdt het overzicht. Zo weet jij zeker dat alle uitgezette zaken tot een goed einde zijn gebracht en de betrokkenen op de hoogte zijn van de stand van zaken.

Jouw verantwoordelijkheden als teamondersteuner
Als teamondersteuner draag je bij aan de voorbereiding en uitvoering van de werkzaamheden van de teams en haar leden. Je voelt als een vis in het water bij de diversiteit aan werkzaamheden en het bijdragen aan oplossingen voor de bewoners. Als teamondersteuner ben je dienstverlenend en ondersteunend aan de werkzaamheden van het team. Zowel secretarieel als organisatorisch leid jij alles in goede banen. Je bent de spin in het web en maakt onderdeel uit van het team impactvolle dossiers. Je zult ook regelmatig samenwerken met de adviseurs van IMG en medewerkers van het CBS.

Aan een half woord heb jij genoeg om te begrijpen wat er gedaan moet worden. Je ziet het werk liggen en ondersteunt op eigen initiatief de teamleden. Je hebt een prettige werkstijl- en houding en bent open en toegankelijk. Je raakt niet snel van de wijs; je blijft met beide benen op de grond staan en houdt van aanpakken. Plannen en organiseren is écht aan jou besteed; tot in de puntjes wordt alles door jou geregeld. Je bent een zelfstarter en houdt vast tot het tot een resultaat is gebracht. Je redt je prima zelfstandig, maar ook werken in een team is voor jou heel belangrijk; samenwerken aan gestelde doelen geeft jouw werk extra glans. Door jouw inzet kunnen anderen doen wat ze moeten doen. Jij neemt uit handen waar je goed in bent; dé ondersteunende spil in het team.

Daarnaast heb je:

• MBO+ werk- en denkniveau;
• Aantoonbare werkervaring als ondersteuner of secretarieel/administratief medewerker binnen een projectmatige werkomgeving;
• Kennis van administratieve regelgeving, administratieve processen en (geautomatiseerde) -systemen;
• (Bij voorkeur) bekend met het vastleggen van administratieve processen in BKG;
• Ervaring met agendabeheer in Outlook.
• Werkervaring bij de NCG.

Hoe ziet je sollicitatie eruit?  

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie. Als je bij de Rijksoverheid werkt kun je voor deze functie gedetacheerd worden. 
• Daarna beoordelen we op basis van je sollicitatie of we een goede match zijn.  
• Op 22 april vinden de selectiegesprekken plaats. Houd hier alvast rekening mee in je agenda.  

 
Als er een match is doen we je in een tweede gesprek een aanbod en vertellen we je alles over je onboarding tijdens het Sterke Startgesprek. Hierna ben je klaar om te beginnen!  
 
Om goed van start te gaan krijg je een laptop en telefoon in bruikleen en een thuiswerk/verduurzamingsbudget van €750. 

Je onboardingsreis bij NCG bestaat uit Sterke Startdagen, waarbij je meer leert over het aardbevingsdossier, de organisatie en leer je nieuwe collega's kennen. Verder werkt NCG met een buddy systeem en gaat een collega jou inwerken.