Elk jaar overlijden er honderden mensen in ons land zonder dat iemand zich om hen bekommert of aanspraak maakt op de nalatenschap. Vaak blijft er een woning achter, met inboedel en persoonlijke spullen. Als de betrokken instanties geen zicht hebben op eventuele erfgenamen doen ze een beroep op het Rijksvastgoedbedrijf in Den Haag om mogelijke erfgenamen te vinden en de nalatenschap af te handelen. Wil jij weten hoe jij een bijdrage kan leveren aan onze organisatie? Lees dan snel verder!
In jouw functie ben je teamcoördinator van een nieuw ingedeeld team, dat zich richt op de afhandeling van eenvoudige en meer complexe nalatenschappen. Daaronder vallen ook de spoedeisende zaken die zich in een nalatenschap kunnen voordoen, zoals dossiers met een huurwoning of een huisdier. Je geeft dagelijkse sturing aan de medewerkers van het team: wat zijn de dossiers die prioriteit hebben, welke acties moeten met voorrang worden opgepakt, is de werklast goed verdeeld over de teamleden, wat is de voortgang, vervanging bij afwezigheid, enzovoorts. De teamcoördinator heeft geen formele verantwoordelijkheid voor personeel of voor budgetten, maar wel een sterk sturende rol. Je bent voor jouw teamleden het eerste aanspreekpunt als het gaat om de dagelijkse gang van zaken en om de personeelszorg. Je hebt ook taken die voor de sectie als geheel van belang zijn, je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het coördineren van opdrachten aan externe partijen of het onderhouden van contacten met onze stakeholders.
Tot de coördinerende taken behoort ook het:
- signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden in processen en werkwijzen
- zorgen voor een uniforme werkwijze en toepassing van (interne) afspraken
- genereren van managementinformatie en het bijhouden van relevante sturingsinformatie
- uitvoeren van sectiebrede taken
- bevorderen van een foutloze correspondentie en registratie
- vervullen van de rol als eerste vraagbaak voor je teamleden en als aanspreekpunt voor het sectiehoofd
- bevorderen van een effectieve, efficiënte en prettige samenwerking met de andere teams (team operationele zaken, team ondersteuning en team vereffeningen)
- onderhouden van contacten met interne stakeholders en externe partijen
- signaleren van ontwikkelingen binnen het vakgebied en adviseren over aanpassingen
- toetsen van stukken en aansturen op kwaliteitsverbetering
- het bijhouden van het functioneren van jouw teamleden en het bijdragen aan hun beoordeling
- zorgdragen voor het inwerken van nieuwe krachten in jouw team
- aantrekken, faciliteren, laten functioneren en afvloeien van de tijdelijke krachten binnen het team.
Voor zover mogelijk ben je ook meewerkend voorman/voorvrouw in de zin dat je zelf ook dossiers afhandelt. Dat geldt ook voor het afhandelen van spoedeisende zaken die zich voordoen. Tot slot zorg je voor het beantwoorden van algemene vragen, zoals over achtergebleven voertuigen of over de manier waarop nalatenschappen worden afgehandeld.
Bij het afhandelen van zaken voeren jouw teamleden en jij op basis van veel correspondentie voortvarend een basisonderzoek uit, dat uitwijst of er mogelijke erfgenamen zijn en of het saldo van een nalatenschap positief is, dus welke bezittingen of schulden er zijn. Je informeert de belanghebbenden over de resultaten en beantwoordt hun eventuele vragen. Je regelt waar nodig taxaties en ontruimingen en bent daar soms ook ter plekke bij aanwezig. Je zorgt voor een accurate registratie van documenten en processtappen en van goederen die deel uitmaken van de nalatenschap. Je handelt de urgente kwesties in een dossier af en beoordeelt daarna of het dossier verdere behandeling door een ander team behoeft.
Wie ben jij?
Je bent iemand die met enthousiasme, betrouwbaarheid en oog voor mensen werkt. Je weet rust te bewaren in een omgeving waar de druk soms hoog kan zijn en bent dus stressbestendig. Je combineert een scherp analytisch vermogen met een praktische aanpak en hebt plezier in het ondersteunen en motiveren van je team.
Het gaat om mensen. En elk dossier is uniek. Dat maakt jouw werk mooi. Soms maken we mensen blij met een bedrag of worden familieleden die elkaar uit het oog waren verloren herenigd. Maar je kunt ook in aanraking komen met schrijnende gevallen. Dat onderstreept hoe belangrijk een goede afhandeling van de nalatenschap en een correcte communicatie erover zijn.