Zorg jij ervoor dat onze militairen en burgermedewerkers op de juiste plek aankomen – waar ook ter wereld?
Defensie is volop in beweging om vrede en veiligheid te bewerkstelligen en te beschermen wat ons dierbaar is. Het verlangt ook dat onze medewerkers naar het buitenland moeten. Dat kan zijn voor missies, oefeningen en opleidingen en conferenties.
Daar kom jij in beeld. Als senior planner van het Defensie Reisbureau regel je het benodigde wereldwijde vervoer. Van het boeken van vluchten en hotels tot het afstemmen van complexe reisplannen met partners – jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is. Met jouw professionaliteit en inventiviteit weet je altijd een oplossing te vinden. Zoek jij een omgeving waarin betrouwbaarheid, nauwkeurigheid en samenwerking centraal staan? Dan is deze functie echt iets voor jou.

Waar ga je aan de slag?
Je komt te werken bij het National Movement Coordination Centre (NMCC) van de Defensie Verkeer- en Vervoersorganisatie (DVVO), onderdeel van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Het NMCC ondersteunt nationale en internationale militaire verplaatsingen en bestaat uit verschillende gespecialiseerde cellen. Eén daarvan is de Air Transport Cell, waarin het Travel Agency is ondergebracht.

Binnen deze dynamische werkomgeving werk je met militairen en burgers aan het organiseren van complexe dienstreizen voor alle Defensieonderdelen. Dit betreft commerciële vervoersoplossingen met onder andere vliegtickets, treinreizen, ferryvervoer, autohuur en hotelovernachtingen.

Wat ga je doen?
Een unieke kans in een bijzondere organisatie. Een functie die je niet snel buiten Defensie tegenkomt. Als Senior Planner Travel Agency werk je op een plek waar je echt het verschil kunt maken.

Je werkzaamheden zijn onder andere:

• Plannen, beoordelen en uitvoeren van buitenlandse dienstreizen via commerciële aanbieders
• Toetsen van aanvragen op doelmatigheid, rechtmatigheid en regelgeving
• Afstemmen met Travel Management Companies en externe leveranciers
• Adviseren over efficiënte en kosteneffectieve reisopties
• Verwerken van reisbescheiden zoals vliegtickets, visumaanvragen, hotelboekingen en autohuur
• Bewaken van de voortgang en verwerken van wijzigingen
• Controleren van facturen en financiële afwikkeling
• Signaleren van ontwikkelingen binnen business travel en bijdragen aan beleidsadvies en raamcontracten
• Optreden als achtervang voor de Chief Travel Office en bijdragen aan verdere professionalisering van reisbeheer binnen Defensie
• Deelname aan 24/7 bereikbaarheidsdienst. Dit zal 1 keer per maand zijn.

Hoe ziet een werkdag eruit?
Je begint de dag met het afstemmen van de laatste aanvragen, waarbij er afstemming is tussen collega’s en andere afdelingen om alle details scherp te hebben. Gedurende de dag sta je militairen en planners telefonisch te woord, denk je mee over de beste reisopties en verwerk je boekingen in samenwerking met onze contractpartner. Je schakelt snel tussen administratieve taken, overlegmomenten en onverwachte verzoeken die om een directe oplossing vragen. Samen zorgen jullie ervoor dat onze militairen op tijd en goed voorbereid op missie, oefening of dienstreis kunnen.

Wie ben je?
Om deze leuke en verantwoordelijke baan met plezier en succesvol te doen ben je bedreven in het efficiënt plannen en regelen van vliegreizen. Je bent een aanpakker die het werk goed organiseert en de planning op orde heeft. Je herkent jezelf in de volgende competenties:

• Verantwoordelijkheidsgevoel: Je zorgt ervoor dat aanvragen tijdig afgehandeld worden, ook als dit wat extra tijd verlangt.
• Nauwkeurigheid: Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor details, omdat kleine fouten de planning en de uitvoering van reizen kunnen verstoren.
• Communicatie: Je communiceert helder en effectief, zowel mondeling als schriftelijk en stemt goed af met collega's, partners en militairen.
• Klantgerichtheid: Je denkt vanuit de behoefte van de aanvrager en service leveren vind je leuk om te doen, ook als het druk is.
• Flexibiliteit: Je past je snel aan veranderende omstandigheden en prioriteiten aan. Je schakelt snel tussen werkzaamheden.
• Oplossingsgerichtheid: Je bent creatief en vindingrijk bij complexe uitdagingen, zoals annuleringen of logistieke problemen.
• Stressbestendigheid: Je blijft onder alle omstandigheden kalm en gefocust.
• Samenwerking: Je bent een teamspeler die actief de samenwerking opzoekt met collega's en externe partijen en bijdraagt aan een positieve sfeer.