In de functie van managementassistent bied je secretariële ondersteuning aan het management van Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Dit doe je als onderdeel van een gezellig team, waarbij je samenwerkt met vooralsnog vier management assistenten. Je hebt jouw eigen werkzaamheden binnen je eigen werkveld (directie) die je zelfstandig uitvoert. Het is een leuk en divers team waarbij naast de focus op het werk ook zeker ruimte is voor humor en gezelligheid.
De werkzaamheden die je gaat doen bestaan o.a. uit het beheren van diverse agenda’s en het maken van afspraken. Je bent verantwoordelijk voor de agenda’s van een kwartiermaker (directeur) en de afdelingsmanagers binnen één directie. Hierbij weet je te prioriteren en daarnaast lever je een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning. Ook organiseer je vergaderingen en overleggen (binnen jouw directie), stel je agenda’s op, zorg je voor tijdige aanlevering van stukken en verzorg je de notulen. Daarnaast verzorg jij samen met de rest van het team de organisatie van lunch meetings en borrels.
Verder:
- Ben je samen met jouw collega’s het aanspreekpunt binnen de organisatie;
- Organiseer je teamuitjes;
- Vraag je autorisaties aan via een registratiesysteem en bestel- en organiseer je op verzoek van de leidinggevenden diversen zaken rondom personele aangelegenheden;
- Schakel je snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest daarbij een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie;
- Volg je de ontwikkelingen in de organisatie en omgeving en attendeer je leidinggevenden op zaken die persoonlijke aandacht nodig hebben;
- Beheer je (vertrouwelijke) informatie, documenten en dossiers;
- Draag je bij aan het soepel verlopen van het recruitmentproces.