De directie Communicatie zoekt een senior adviseur bedrijfsvoering die ondersteunt bij het mede realiseren van de doelstellingen van de directie. 
Als senior adviseur bedrijfsvoering ben jij het aanspreekpunt van de directeur voor de gehele bedrijfsvoering bij de directie Communicatie. Je zorgt ervoor dat de ondersteuning van de directie vlekkeloos draait. Dit doe je o.a. door het vertalen van de lange‑termijndoelstellingen naar concrete beleids‑ en actieplannen op het gebied van de relevante bedrijfsvoeringsaspecten. 

Je bewaakt het budget, draagt bij aan de ontwikkelingen op P-gebied en draagt zorg voor een gedegen P-beheer. Je helpt de kernprocessen te optimaliseren inclusief het Informatiemanagement van de directie. Daarnaast zorg je voor het compliance‑ en risico‑management en levert tijdig relevante informatie/rapportages aan de directeur.  

Wat ga je doen: 

Denk hier o.a. bij aan:

- Financiën & Control: zorgdragen voor structurele aansluiting van de communicatiediscipline bij de BPB-cyclus van Defensie incl. het tijdig leveren van de benodigde bijdragen. Het  bijdragen aan de planning & control cyclus van de Bestuursstaf door o.a.  het opstellen van het jaarplan en begroting en de bijbehorende (management) rapportages en toezien op de begrotingsrealisatie. 

- Personeel & HR: zorgdragen voor het P-beheer, bijdragen aan de ontwikkeling en uitrol van het strategisch personeelsplan, zorgdragen voor passende huisvesting, e.e.a in nauw overleg met betrokken collega's en P&O van de Bestuursstaf;

- Informatie & ICT: het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding incl. de inrichting en het beheer van de bijbehorende samenwerkingstools (o.a. teams, sharepoint, Defdoc, intranet) en functie specifieke tools zoals Communicatie Cockpit. Ook het begeleiden van de medewerkers bij mogelijke veranderingen hoort hierbij.  

- Procesbeheer: bijdragen aan en toezicht houden op de procesinrichting en beschrijving van de relevante bedrijfsprocessen zowel directie breed als specifiek t.a.v. de bedrijfsvoering.  

- Administratie & Governance: toezien op de uitvoering van diverse administraties, het  inrichten en toezien op de compliance en risicomanagement t.a.v. de bedrijfsvoeringsaspecten dit is incl. de (be)veiligingsaspecten, de IT‑security, privacy‑wetgeving (AVG/GDPR);

- Verwerving en Inkoop: toezien op de verwervingsprocessen binnen en buiten de directie door o.a. het ondersteunen van de medewerkers van de directie bij (complexe) inkoopprocedures door contact te onderhouden met betrokken assortiments- en inkoopmanagers en contractbeheerders. 

Ook draag je vanuit je functie bij aan het toekomstbestendig maken van de directie door de samenwerking tussen de directie en andere in- en externe partners (o.a. F&C, P&O, CIO en Mediacentrum) mede te helpen vormgeven en gemaakte afspraken vast te leggen in procedures.  
Genoemde taken doe je niet alleen maar samen met het team bedrijfsvoering en onze externe stakeholders zoals F&C, P&O van de Bestuursstaf. 

Daarnaast geldt voor deze functie: 

- dat je de directie vertegenwoordigt in diverse relevante overleggen; 
- het vervangen van de directie secretaris bij diverse interne beraden.

Als senior adviseur bedrijfsvoering maak je (vooralsnog) deel uit van het team van de Newsroom waar o.a. de taken op het gebied van de bedrijfsvoering van DCo zijn belegd. De directie doorloopt op dit moment een reorganisatie. 

Je werkt nauw samen met de senior medewerker bedrijfsvoering en de overige medewerkers van de bedrijfsvoering. 

Je wordt geplaatst op basis van een generieke functiebeschrijving. Het betreft de functie van directie secretaris.

Kwalificaties;

Je bent HBO/WO afgestudeerd richting bedrijfskunde, bestuurskunde of organisatiekunde. Of je hebt je na je HBO/WO diploma hierin gespecialiseerd. 

Ook heb je:

- minimaal 5 jaar ervaring in het bedrijfsvoerings- e/o bestuurlijk vakgebied binnen de (rijks) overheid;
- aantoonbare ervaring met bovengenoemde taken op het gebied van o.a. planning & control processen, P-processen en informatiemanagement en -beheer;


Wensen: 

- kunnen samenwerken in samenwerkingsverbanden ook buiten het vakgebied;
- uitstekende beheersing van de NL-taal;
- Inzicht in de bedrijfsvoeringsprocessen van Defensie zowel bij de Bestuursstaf als Defensiebreed is een pre, dat geldt ook voor affiniteit met het vakgebied communicatie. 

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

- Organisatiegericht;
- Leidingevende ervaring;
- Pro-actief;
- Flexibel;
- Teamspeler
- Omgevingsgericht;
- Analytisch;
- Netwerker;
- Planmatig werken.

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.