Als Senior Administratief Medewerker bij de afdeling Informatie en Logistiek Centrum (ILC) moet je dagelijks goed kunnen luisteren, enthousiasmeren en overzicht bewaren. Zijn deze eigenschappen jou op het lijf geschreven en heb je daarnaast een inspirerende visie op samenwerking? Dan hopen we van harte dat je bij ons komt werken!
Samen met twee andere senior-administratief medewerkers vervul je coördinerende werkzaamheden. Je hebt primair een aansturende verantwoordelijkheid voor het administratieve team bij het ILC. Jij zorgt voor de coördinatie van de werkzaamheden en een soepele uitwisseling van informatie binnen het team. Je hebt een antenne voor de verschillende behoeften van collega’s en kunt deze op elkaar afstemmen. Je kunt goed delegeren, maar houdt ook scherp in de gaten of alles goed verloopt. Je kunt helder communiceren. Je staat voor kwaliteit, signaleert ontwikkelingen en knelpunten en je adviseert de afdelingsmanager over te nemen besluiten.
Als Senior Administratief Medewerker bij de afdeling ILC ben je werkzaam bij een ondersteunende afdeling welke binnen de organisatie een faciliterende rol heeft. Je hebt een actieve rol in de onderlinge afstemming en communicatie met je collega’s binnen de organisatie rondom het proces van digitaal werken Voor dit onderwerp ben je vanuit het ILC het aanspreekpunt voor zowel de afdelingen binnen de organisatie als voor de ketenpartners daarbuiten en sluit je aan bij verschillende overleggen waarbij het gaat om het organiseren, afstemmen en verbeteren de van de werkzaamheden rondom het digitaal werken.
Als senior ben je het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling: je begeleidt en ondersteunt je collega’s van het ILC en zorgt voor verbinding zowel binnen als buiten het team. Je hebt een actieve rol in het bewaken en verbeteren van het proces welke door het ILC wordt uitgevoerd, voert periodiek controles uit en koppelt de bevindingen terug aan je collega’s. Je bent verantwoordelijk voor de werkinstructies en het optimaliseren hiervan.
Overige taken
- Je levert input voor functionerings- en beoordelingsgesprekken;
- Je verzorgt de introductie en instructie van nieuwe medewerkers;
- Je signaleert ontwikkelingen en knelpunten met betrekking tot de uitvoering, de werkzaamheden en de bedrijfsvoering en adviseert de afdelingsmanagers over de te nemen besluiten.
Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De senior administratief medewerker ILC legt verantwoording af aan de manager ILC over de coördinatie, begeleiding en kwaliteit van de registratie en digitalisering van vreemdeling-gerelateerde documenten;
de kaders worden gevormd door vreemdelingenbeleid, instructies, voorschriften en procedures voor de uitvoering van de werkzaamheden;
De senior administratief medewerker ILC neemt beslissingen over de inzet en planning van de administratief medewerkers ILC, het nemen van de juiste prioriteiten, over de opzet en het opstarten van periodieke kwaliteitscontroles, en over de wijze van begeleiden van medewerkers.