Als Administratief Medewerker bij het ILC houd je je primair bezig met het registreren, verwerken en beheren van binnenkomende informatie en dossierstukken. Je speelt een sleutelrol in het verwerken van documenten en (reis)gegevens, en zorgt ervoor dat alle binnenkomende informatie correct en tijdig wordt geregistreerd in onze systemen. In samenwerking met je collega's ben je verantwoordelijk voor de afhandeling van binnenkomende vragen en documenten, zoals poststukken en overdrachtsdossiers.
Daarnaast onderhoud je (telefonisch of per e-mail) contact met collega’s van andere afdelingen binnen de organisatie en ketenpartners zoals de IND, AVIM en Koninklijke Marechaussee. Je signaleert knelpunten in de processen en komt met verbetervoorstellen.
Het ILC is een dynamisch en innovatief team dat aan de voorkant van het proces opereert. Onze afdeling binnen DTenV zorgt voor de juiste en tijdige verwerking van alle ontvangen dossiers en andere documenten. We onderhouden korte lijnen met interne afdelingen zoals ICT en Bedrijfsvoering, waarbij de nadruk ligt op het voorbereiden van werkzaamheden en het ondersteunen van het primaire proces.
Jouw taken:
- Registreren en verwerken van binnenkomende vreemdeling gerelateerde informatie en dossierstukken;
- Voeren van (eenvoudige) correspondentie, indien nodig in een vreemde taal, en zorgdragen voor de afhandeling daarvan;
- Interpreteren van informatie om de juiste werkprocessen vast te stellen;
- Beheren en verwerken van identiteitsdocumenten;
- Verzenden van ontvangstbevestigingen bij binnenkomst van (reis)documenten van externe partijen;
- Doorvoeren van nieuwe procedures in administratieve systemen;
- Beantwoorden van spoedverzoeken;
- Bewaken van deadlines en de kwaliteit van werkzaamheden;
- Toetsen van gedigitaliseerde informatie en documenten aan vastgestelde kwaliteitseisen;
- Uitvoeren van overige administratieve taken.