Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) is verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. Binnen deze dynamische, maatschappelijk relevante omgeving ondersteun je als Secretaris MT SBO & Bestuurssecretaris zowel het managementteam (MT) van de directie SBO als de bestuurssecretaris. In deze rol ben je een verbindende schakel die overzicht creëert, processen stroomlijnt en bijdraagt aan de kwaliteit van besluitvorming.

De functie

Als Secretaris MT SBO & Bestuurssecretaris heb je een veelzijdige rol. Je ondersteunt het managementteam bij het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bewaakt de voortgang van actiepunten en coördineert de P&C-cyclus. Ook draag je bij aan teamontwikkeling en adviseer je proactief over verbeteringen in samenwerking en besluitvorming.

Daarnaast ondersteun je de bestuurssecretaris bij het voorbereiden en coördineren van de wekelijkse bestuursvergadering. Je stelt de agenda’s op, stemt deze af met betrokkenen en bewaakt dat stukken tijdig en correct worden aangeleverd. Je zorgt voor een soepel besluitvormingsproces, bewaakt de gemaakte afspraken en actiepunten en vervangt de bestuurssecretaris indien nodig.

Managementteam SBO

• Voorbereiden, organiseren en vastleggen van reguliere overleggen.
• Coördineren en ondersteunen van de P&C-cyclus op MT-niveau (rapportages, gesprekken en jaarplannen).
• Bijdragen aan activiteiten gericht op teamontwikkeling.
• Signaleren van knelpunten en kansen en adviseren over verbeteringen in processen en besluitvorming.

Ondersteuning bestuurssecretaris

• Bijhouden van de voorraadagenda, actiepuntenlijst en monitoren van de voortgang.
• Opstellen, afstemmen en controleren van de wekelijkse bestuursagenda en vergaderstukken.
• Waarborgen van tijdige en volledige aanlevering van besluitvormingsstukken, inclusief aanbiedingsmemo’s.
• Maken en redigeren van conceptverslagen en zorgdragen voor publicatie van vastgestelde verslagen.
• Vervangen van de bestuurssecretaris bij afwezigheid.

Profiel

Je bent communicatief sterk, kunt goed plannen en organiseren en hebt een scherp oog voor bestuurlijke processen. Je werkt zelfstandig, bent discreet en professioneel en weet prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.

Verder breng je mee:

• Hbo werk- en denkniveau.
• Relevante ervaring in een ondersteunende en/of coördinerende rol, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Windows en SharePoint.
• Affiniteit met bestuurlijke besluitvorming en het werken in een politiek-bestuurlijke context.

Het COA hecht sterk waarde aan integriteit en betrouwbaarheid. Zodra wij jou een aanbod doen voor indiensttreding voeren we een pre-employment screening uit. De screening bestaat uit ten minste de volgende onderdelen: aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), Diploma- en certificaten controle, Identiteitscontrole.  

Waarom werken bij het COA?

Het COA organiseert sinds 1994 de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. We bieden basisvoorzieningen, veiligheid en begeleiding richting hun toekomst. De context waarin we werken is dynamisch, politiek-bestuurlijk gevoelig en maatschappelijk relevant. Bij het COA krijg je de ruimte én verantwoordelijkheid om bij te dragen aan actuele vraagstukken. Je werkt samen met bevlogen collega’s uit diverse disciplines en krijgt volop ruimte voor eigen initiatief, groei en professionele ontwikkeling.