Het COA staat voor een veilige en humane opvang van asielzoekers in Nederland. Binnen deze maatschappelijk relevante en dynamische organisatie spelen ICT en Informatiediensten een belangrijke rol in het ondersteunen van de organisatie.Heldere afstemming, strakke planning, zorgvuldige voorbereiding en goede opvolging van afspraken dragen direct bij aan de kwaliteit van sturing en besluitvorming binnen ICT & Informatiediensten.

Ben jij organisatorisch sterk, inhoudelijk scherp en weet jij overzicht te houden in een omgeving waarin veel belangen, deadlines en stakeholders samenkomen? Krijg jij energie van het coördineren van processen, het voorbereiden van overleggen en het bewaken van afspraken? Dan is de functie van Secretaris ICT & Informatiediensten bij het COA voor jou weggelegd.

De functie Als Secretaris ICT & Informatiediensten ondersteun je de CTO, de Afdelingsmanager ICT en de Afdelingsmanager Informatiediensten bij procesondersteunende, organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden. Je speelt een belangrijke rol in het coördineren en ondersteunen van processen en overlegstructuren binnen ICT & Informatiediensten. Je bent hierin de spin in het web.

Een belangrijk onderdeel van je rol is het ondersteunen van de verschillende overlegstructuren binnen ICT & Informatiediensten. Jij bereidt deze overleggen voor, stelt de agenda op, legt afspraken vast en zorgt dat opvolging geborgd wordt. Hierbij werk je nauw samen met de CTO, de Afdelingsmanager ICT, de Afdelingsmanager Informatiediensten en andere betrokken collega’s.

Concreet houd jij je bezig met het Ondersteunen van de CTO, Afdelingsmanager ICT en Afdelingsmanager Informatiediensten bij procesondersteunende, organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden, waaronder:

• Coördineren en ondersteunen van processen en overlegstructuren binnen ICT & Informatiediensten; 
• Opstellen en bewaken van planningen, deadlines en procesafspraken; 
• Aanspreken van inhoudelijk verantwoordelijken op voortgang en opvolging; 
• Voorbereiden en uitwerken van overleggen binnen ICT & Informatiediensten; 
• Opstellen van agenda’s, actielijsten en verslagen; 
• Bijhouden van gemaakte afspraken en borgen van opvolging; 
• Signaleren van risico’s in de voortgang van processen en doelstellingen. 
• Meedenken over verbeteringen in werkwijzen, procedures en rapportages; 
• Bijdragen aan memo’s, rapportages en jaarplannen richting bestuur, directie en management; 
• Ondersteunen bij het optimaliseren en inbedden van de IV-rapportage.

Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau en hebt ervaring als secretaris of procescoördinator in een bestuurlijke of complexe organisatorische omgeving. Je bent gewend om overleggen voor te bereiden, afspraken vast te leggen en opvolging te bewaken. Daarnaast kun je goed plannen, organiseren en schakelen tussen verschillende stakeholders.

Verder breng je mee:

• Ervaring als secretaris in een bestuurlijk complexe omgeving; 
• Ervaring met het voorbereiden, begeleiden en uitwerken van overleggen; 
• Ervaring met het opstellen en bewaken van planningen, actielijsten en procesafspraken; 
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden; 
• Een gestructureerde, zelfstandige en kwaliteitsgerichte manier van werken; 
• Affiniteit met rapportageprocessen en bestuurlijke ondersteuning. 

Je bent iemand die overzicht houdt, afspraken concreet maakt en ervoor zorgt dat processen blijven lopen. Daarbij ben je zorgvuldig, proactief en niet bang om door te vragen of collega’s aan te spreken wanneer dat nodig is.

Over het COA Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers is verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. We werken in een dynamisch en maatschappelijk belangrijk werkveld, waarin zorgvuldige sturing, betrouwbare informatie en goede samenwerking essentieel zijn. Als Secretaris ICT & Informatiediensten draag jij eraan bij dat de CTO en de afdelingen ICT en Informatiediensten hun rol goed kunnen vervullen. Je zorgt voor overzicht, bewaakt afspraken en ondersteunt bij processen die belangrijk zijn voor de kwaliteit van besluitvorming en uitvoering.