Je werkzaamheden zullen uit verschillende onderdelen bestaan.
1. Je verleent secretariële en managementondersteuning aan de directeur en zijn staf, door:
a. Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor de afhandeling benodigde informatie, en waar mogelijk zelf actie te ondernemen.
b. Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
c. Het opstellen van brieven, het maken van afspraken en het bijhouden en bewaken van de agenda's.
d. Het opzetten en bijhouden van het archief en het completeren van de dossiers.
e. Het fungeren als eerste aanspreekpunt tussen de directeur en interne en externe instanties.
f. Het onderhouden van (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen.
g. Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties.
h. Het assisteren bij het verwerken van dienstreisaanvragen en -declaraties, binnen- en buitenland. 

2. Je levert beheersmatige en logistieke ondersteuning, door:
a. Het (mede) bedenken en organiseren/ondersteunen van activiteiten zoals projecten, congressen, sollicitatieprocedures en (bezinnings)reizen.
b. Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden op het gebied van het personeelsbeheer zoals het afhandelen van procedures bij indienstneming, bevordering en voordrachten voor plaatsing.
c. Het beheren van verschillende bestanden zoals personeels-, client- en/of relatiebestanden.
d. Het verzorgen van de informatievoorziening ten behoeve van onder andere verantwoordings- of voortgangsrapportages m.b.t. lopende projecten, financiële en personele overzichten en het op verzoek verzamelen en ordenen van gegevens over specifieke onderwerpen.

3. Je bent verantwoordelijk voor het onderhouden van verschillende contacten voor wat betreft:
a. De zendende instanties en krijgsmachtdelen over de secretariële en administratieve afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan en om (agenda-) afspraken voor de directieleden te maken waarbij zorgvuldig dient te worden omgegaan met naar aard gevoelige onderwerpen.
b. Met zendende instanties en krijgsmachtdelen om (algemeen inhoudelijke) toelichting te geven en te bevragen op binnen de dienst in benadeling zijnde onderwerpen.
c. Met functionarissen van de BS (bijv. P&O, beveiliging, Paresto e.d.) over financiële/personele aangelegenheden om informatie uit te wisselen.
d. Met externe instanties om informatie in te winnen en te verstrekken, bijv. congrescentra, drukkers, kerkelijke/humanistische/joodse/hindoestaanse/boeddhistische/islamitische organisaties.
e. Met commandanten en leidinggevenden wanneer nodig over denominatie gebonden leefregels in relatie tot de militaire regels en voorschriften om hen voor te lichten.
Voor deze taken is de secretaris/secretaresse verantwoording schuldig aan de Plv Directeur. Voor wat betreft de procedurele en procesmatige aspecten van het werk ben je verantwoording verschuldigd aan het hoofd bedrijfsvoering. Interne administratieve regels en voorschriften zijn van belang voor de wijze waarop invulling kan worden gegeven aan de ondersteunende werkzaamheden. De secretaris/secretaresse neemt beslissingen bij het beoordelen van belang en urgentie bij het voorbereiden en maken van verslagen en vergaderingen, bij het maken en afronden van afspraken en bij het leveren van (management)informatie.

Opleidingsrichting en/of vakkennis
• Vooropleiding: HAVO/MBO 4 (diploma behaald)
• Vakopleiding: Secretariële opleiding
• Je hebt bij voorkeur recente werkervaring in een secretariële functie.

Kennis en vaardigheden
• Je hebt kennis van management ondersteunende werkwijzen.
• Je hebt kennis van reguliere archivering.
• Je hebt kennis van administratieve en logistieke projectcoördinatie en organisatie.
• Je hebt kennis van de interne administratieve en procedurele voorschriften.
• Je hebt inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de dienst en het departement.
• Je hebt mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal.
• Je hebt kennis van bestandsinvoer en tekstverwerken met de computer.
• Je bent vaardig in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het leveren van managementinformatie.
• Je bent vaardig in organiseren, coördineren en plannen.
• Affiniteit met het werkveld van de Diensten Geestelijke Verzorging.
• Flexibel zijn mbt uren verdeeld over verschillende dagen in de week.

Competenties 
• Zelfstandig;
• Sociaal;
• Stressbestendig;
• Flexibel;
• Accuraat; 

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.