Ben jij iemand die staat voor de kwaliteit van de informatiehuishouding van een organisatie en graag collega’s helpt hun informatie goed op te slaan en duurzaam toegankelijk te maken? Kun je met jouw digitale vaardigheden de gebruikers van ons document- en procesmanagement systeem (Proza) met instructies en trainingen ondersteunen bij het digitaal samenwerken? Dan is dit de kans waar je naar op zoek bent!

Het Nationaal Archief (NA) investeert in het op orde brengen van haar informatiehuishouding. We zijn op zoek naar een recordbeheerder met kennis van digitale werkprocessen, met een passie voor informatie- en archiefbeheer en met goede sociale vaardigheden.

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

Jij bent hét interne aanspreekpunt en gesprekspartner voor alle NA collega’s bij de uitvoering van het informatiebeheer en goed gebruik van Proza. Je begeleidt en ondersteunt collega’s om de afgesproken kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer te bereiken en hoog te houden. Je beantwoordt vragen, helpt bij problemen, geeft instructies en bent zichtbaar in de organisatie. Je bent betrokken bij de vraagstukken die bij de afdelingen spelen en stapt pro actief op collega’s af om informatie te halen of vragen te beantwoorden. 

Je monitort actief het gebruik van Proza, de ordening en lopende zaken. Je signaleert wat er niet goed gaat. Waar nodig neem je zelf het initiatief om gebruikers daar op een vriendelijke manier op te wijzen. Daarbij maak je gebruik van de standaard instructies en het trainingsmateriaal dat is ontwikkeld. Je signaleert waar aanvullende instructie of training nodig is.

Als recordbeheerder werk je nauw samen met je collega recordbeheerder en de andere collega’s van het I-team. Je werkt samen aan de opgave om de informatiehuishouding van het NA op orde te brengen en medewerkers daarbij zo goed mogelijk te ondersteunen. Je draagt bij aan een prettige en open werksfeer en je participeert in de organisatie- en teamontwikkeling en in je verdere persoonlijke ontwikkeling.

Het takenpakket bestaat o.m. uit:

• Medewerkers van het NA actief begeleiden en ondersteunen bij het goed opslaan van informatie in Proza.
• Fungeren als vraagbaak en gesprekspartner over onze informatiehuishouding.
• Geven van instructies aan gebruikers over het werken in Proza.
• Toezien op  correct gebruik van Proza en naleving van de wet-/regelgeving, werkafspraken en procedures.
• Meewerken aan het verbeteren van systemen, werkwijzen en procedures en waar nodig actualiseren van werkafspraken en instructiemateriaal.
• Onderhouden van goede contacten en afstemming met de verschillende afdelingen.
• Uitvoeren van beheersplannen voor ordening, selectie, vernietiging en beheer van informatie.
• Ondersteunen bij het professionaliseren van kwaliteitszorg (denk hierbij aan metingen, rapportages, voortgangsgesprekken).
• Het beheren van het papieren archief van het NA (van overbrengen tot vernietigen).

• Je beschikt over MBO werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met ondersteuning van het informatie- en archiefbeheer in digitaal werkende organisaties en bent bekend met de inhoud en actualiteit van de ontwikkelingen binnen het vakgebied.
• Je bent sociaal en digitaal vaardig een goede gesprekspartner voor collega’s die werkzaam zijn in het primair proces.
• Je hebt kennis van relevante wet- en regelgeving binnen het archiefdomein en weet deze toe te passen.
• Je hebt kennis van (basis) werkplektoepassingen en document-, recordmanagement-, proces- en zaaksystemen (bij voorkeur OpenText software Suite 16).
• Je hebt kennis van digitaal documentbeheer, digitale werkprocessen en documentair informatiemanagement.
• Je hebt ervaring op het gebied van digitale informatiehuishouding en het ondersteunen van gebruikers, ook waar het specifieke of vertrouwelijke processen betreft.
• Je hebt gevoel voor de verhoudingen binnen een organisatie en bent omgevingsbewust.
• Je neemt initiatief en bent collegiaal en resultaatgericht. 

Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar ben je ervan overtuigd dat deze baan bij het Nationaal Archief echt iets voor jou is? Ook dan nodigen we je van harte uit te reageren op deze vacature. We zijn namelijk vooral geïnteresseerd naar jouw persoonlijke motivatie om voor het Nationaal Archief te werken.

• Heb je na het lezen van deze vacature nog vragen over de functie? Neem dan contact op met Ramón Bouwknecht, Senior adviseur informatiehuishouding, [email protected] of 0629677147.
• Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een functie voor 32 tot 36 uur per week.
• Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid om, in overleg, je werktijden zelf in te delen. We werken op dit moment hybride, in de praktijk is de verhouding tussen werken op kantoor en vanuit huis ongeveer 50/50.