In deze functie geef je richting aan het provinciale inspectiebeleid en borg je de kwaliteit en naleving van wet- en regelgeving rondom analoge, hybride en digitale archieven.
Je voert taken uit als provinciearchivaris volgens artikel 29 van de Archiefwet 1995 én treedt op grond van artikel 124e van de Gemeentewet op als interbestuurlijk toezichthouder op de archiefzorg binnen de provincie Drenthe.
Je bent onderdeel van de Unit Control, valt hiërarchisch onder de Stafmanager van de Unit Control en werkt onafhankelijk. Binnen de Unit Control werken we vanuit een onafhankelijke positie aan continue verbetering, gericht op een effectieve, efficiënte en rechtmatige realisatie van de organisatiedoelen.
Als provinciearchivaris ben je verantwoordelijk voor het toezicht op het beheer van archiefbescheiden van de provinciale organen te weten Provinciale Staten, College van gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning. Daarnaast:
- Bewaak je de kwaliteit van het archiefbeheer, ziet toe op een zorgvuldige omgang met informatie en geeft voorlichting over en zet je in voor goed archiefbeheer.
- Adviseer je het bestuur over inspectiebeleid en archiefzorg, ontwikkelt criteria voor toetsing van het interne archiefbeheer, rapporteert jaarlijks over bevindingen aan het college van gedeputeerde staten en doet aanbevelingen ter verbetering. Daarmee draag je bij aan een transparante en toekomstbestendige informatiehuishouding.
- Fiatteer je interne verklaringen van vernietiging, vervanging en conversie en hou je toezicht op de uitvoering van de beheerovereenkomst met het Drents Archief.
- Adviseer je over zaken betreffende de archiefzorg waarbij GS-ontheffing kan verlenen aan Drentse gemeenten met betrekking tot opschorting van archiefoverbrenging en beperking van openbaarheid.
- Ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit van toegangen op de provinciale archieven en ondersteun je het creëren van organisatorische voorwaarden voor publieksgerichte informatievoorziening.
Als interbestuurlijk toezichthouder zorg je dat ook decentrale overheden hun archiefzorg op orde hebben.
- Draag je bij aan het overkoepelde interbestuurlijke toezicht waar toezichthouders op de diverse domeinen onderdeel van zijn. Jij houdt toezicht op het beheer van archiefbescheiden bij Drentse gemeenten, waterschappen en hun samenwerkingsverbanden. Je beoordeelt op basis van een uitvoeringsplan de verstrekte informatie, waarbij je bevindingen rapporteert aan het college van gedeputeerde staten en de bestuurders van toezichtontvangers. Je beoordeelt de getroffen verbetermaatregelen en adviseert GS over eventuele ingrepen.
- Geef je voorlichting over archiefbeheer en archiefzorg aan toezichtontvangers.
- Beheer je het Drents Archiefnet, waarop de Drentse gemeenten en de provincie publiceren en stimuleert de openbaarmaking van archieftoegangen.
- Daarnaast voer je, binnen de bestuursovereenkomst tussen de provincies Drenthe en Overijssel, toezicht uit op het archiefbeheer bij Waterschap Drents Overijsselse Delta. In de nabije toekomst lever je mogelijk ook een bijdrage als archivaris binnen de dienstverleningsovereenkomst die de provincie Drenthe heeft met Prolander.
Tot slot vertegenwoordig je de provincie Drenthe in diverse interprovinciale en landelijke overleggen, waar je actief meedenkt over de verdere ontwikkeling van het uitvoeringsbeleid. Je neemt deel aan onder meer de Kring van Provinciearchivarissen, de Kring van Drentse Archiefbeheerders, het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs en het Overleg Beheer Drents Archiefnet. Samen met vakgenoten en externe adviesbureaus wissel je kennis en ervaringen uit en draag je bij aan een eenduidige en professionele toezichtpraktijk.