Houd jij het overzicht in een dynamische omgeving met complexe agenda’s? Blijf jij rustig schakelen wanneer je de planning net op orde hebt en er ineens een nieuwe prioriteit tussendoor komt die direct aandacht vraagt? Dan is het Interprovinciaal Overleg (IPO) op zoek naar jou! Lees snel verder, solliciteer op deze functie en word de spin in het web binnen het programma Interprovinciaal Programma Landelijk Gebied (IPLG). Dit zijn wij Werken bij Vereniging het Interprovinciaal Overleg (IPO) betekent bijdragen aan iets groters! Als koepelorganisatie van de twaalf provincies werken we dagelijks aan oplossingen op regionaal, nationaal en Europees niveau die Nederland vooruithelpen. We ondersteunen provincies bij vraagstukken als netcongestie, woningbouw, natuur en stikstof. Dat doen we via drie organisatieonderdelen die elkaar versterken: het IPO in Den Haag, BIJ12 in Utrecht en het Huis van de Nederlandse Provincies (HNP) in Brussel. Je werkt samen met betrokken collega’s in een dynamisch netwerk van overheden en maatschappelijke organisaties, in een open sfeer met ruimte voor eigen initiatief. Jouw rol en impact als programmasecretaresse In deze functie combineer je secretariële werkzaamheden met projectmanagementondersteuning.

Jij zorgt ervoor dat het programmamanagementteam soepel draait door onder andere:

• Verzorgen van het complexe agendabeheer van het programmamanagementteam en bewaken van gemaakte afspraken.
• Organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten: van het reserveren van vergaderzalen tot het regelen van de juiste opstelling en eventuele catering of lunch/diner.
• Schakelen met secretariaten van provincies en ministeries. 
• Ondersteunen van opgavemanagers bij het inplannen van bestuurlijke afspraken. 
• Bewaken van acties en processen, signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen. 
• Continu afstemmen met de collega-programmasecretaresse om prioriteiten te bepalen en werkzaamheden af te stemmen. 
• Contact onderhouden met het PMT en regelmatig inchecken om te controleren of alles volgens planning verloopt. 
• Afstemmen met de secretarissen van de ambtelijke en bestuurlijke commissie en met de opgavemanager. 

Hoe kan jouw werkdag eruitzien? Het is vandaag dinsdag en je start de dag op kantoor in Utrecht. Met een kop koffie in de hand praat je even bij met collega’s voordat je richting de derde etage loopt. Daar staat zo meteen het PMT-overleg gepland. Nog voordat de programmadirecteur en -managers de vergaderruimte ingaan, pak jij kort het moment om een paar lopende zaken te bespreken die invloed hebben op de agenda’s. Met deze informatie ga je terug naar je werkplek, open je je mailbox en stem je met verschillende collega’s/externen af om de agenda’s weer helemaal kloppend te maken. Aan het einde van de ochtend heb je een afstemmoment met je collega-programmasecretaresse. Samen nemen jullie de planning door: zijn er knelpunten, wat heeft prioriteit en wie pakt wat op? Grote agendavragen en complexe planningen bespreken jullie samen. Wel zo prettig om daar met z’n tweeën naar te kijken en de juiste keuzes te maken. Na het overleg is het tijd voor lunch. Samen met collega’s haal je een broodje in het centrum van Utrecht. Terug op kantoor stem je nog kort iets af met de programmadirecteur/-manager over een lopende kwestie: een extra verdiepingssessie met de BAC LG-leden (gedeputeerden van 12 provincies) die echt volgende week gepland moet worden. Jij zorgt ervoor dat de actie meteen wordt opgepakt, zorgt ervoor dat de secretariaten van de gedeputeerden goed worden meegenomen, zodat alles weer soepel verder kan. Voordat het tijd is om af te sluiten, belt de secretaresse van de provincie Utrecht om een lunchafspraak te plannen. Samen vinden jullie een geschikte datum en daarna regel jij alvast een parkeerplaats en de lunch. Geen dag is hetzelfde, maar dankzij jouw overzicht, organisatietalent en snelle schakelen loopt alles op rolletjes.

Je hebt een proactieve houding en een sterk gevoel voor omgevingssensitiviteit. In een dynamische omgeving met veel verschillende belangen weet jij rustig te blijven, overzicht te houden en prioriteiten te stellen. Je bent resultaatgericht, geduldig en flexibel, en beweegt je gemakkelijk in complexe netwerken. Je weet op zorgvuldige manier om te gaan met vertrouwelijke informatie. Je werkt nauw samen met je collega-programmasecretaresse, maar kunt ook zelfstandig goed functioneren. Je neemt initiatief, werkt systematisch en nauwkeurig en weet complexe informatie snel te filteren. En je spreekt proactief je collega’s aan als een knelpunt zich aandient. Daarbij voel je sociale verhoudingen binnen en buiten de organisatie goed aan en communiceer je helder en diplomatiek op verschillende niveaus, zowel mondeling als schriftelijk.

Verder beschik jij over:

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding in de richting van secretarieel of officemanagement.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een vergelijkbare omgeving (bijvoorbeeld een politieke of bestuurlijke organisatie). 
• Minimaal 3 jaar ervaring met complex agendabeheer. 
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. 
• Aantoonbare ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word en Excel), MS Teams en SharePoint, en bij voorkeur met tools zoals iBabs.

Ben je enthousiast geworden en denk je dat dit weleens dé nieuwe baan voor jou kan zijn? Stuur dan uiterlijk 12 april 2026 je motivatiebrief en cv naar [email protected]. Heb je vragen over de functie of de sollicitatieprocedure? Neem gerust contact op met Makambe Jeltes (recruiter). Je kunt bellen of whatsappen via 06 11364274.