De Koninklijke Marechaussee (KMar) werkt continu aan haar militaire gereedheid. Een belangrijk onderdeel daarvan is dat militairen fysiek voorbereid zijn én blijven op het werk dat zij doen.

Binnen het programma Functieclusters; fit for function werken we daarom aan de verdere ontwikkeling van de fysieke gereedstelling van militair personeel. Het programma brengt veranderingen met zich mee op het gebied van beleid, processen en de inrichting van de organisatie en raakt daarmee direct aan de militaire gereedheid van de KMar. 

Als Programma Coördinator zit je midden in die verandering. Je werkt nauw samen met de programmamanager en drie projectleiders, maar je werkveld is breder. Vanuit het programma kom je aan tafel bij verschillende lagen van de KMar: van inhoudelijke specialisten en collega’s uit de operatie tot brigadecommandanten en de strategische leiding.

Wil jij werken aan een verandering die direct bijdraagt aan de militaire gereedheid van de Kmar? Lees dan snel verder.

Wat ga jij doen?

Als Programma Coördinator help je de programmamanager om grip te houden op het programma als geheel. Je werkt nauw samen met drie projectleiders, die ieder verantwoordelijk zijn voor hun eigen project. Jij brengt informatie uit die projecten bij elkaar en zorgt dat zichtbaar wordt hoe het programma ervoor staat en waar aandacht nodig is.

Daarvoor heb je veel contact met de projectleiders. Je verzamelt informatie over voortgang, resultaten, planning, risico’s en afhankelijkheden en kijkt kritisch naar wat wordt aangeleverd. Sluit informatie uit verschillende projecten op elkaar aan? Ontbreekt er iets? Of heeft een ontwikkeling binnen het ene project gevolgen voor een ander? Dan stel je vragen en bespreek je dit met de programmamanager of projectleider. Zo help je voorkomen dat knelpunten te laat zichtbaar worden en blijven de verschillende projecten in samenhang werken aan het resultaat van het programma. 

Vanuit die centrale positie kom je op veel verschillende plekken binnen de KMar. Je schakelt met inhoudelijke collega’s uit staf en operatie en kunt samen met de programmamanager of projectleiders aansluiten bij gesprekken met brigadecommandanten. Ook ben je betrokken bij overleggen op tactisch en strategisch niveau, waar bijvoorbeeld kolonels en generaals aan tafel zitten. Je ziet daardoor niet alleen hoe besluiten tot stand komen, maar ook wat deze verderop in de organisatie betekenen.

Rondom die overleggen heb je een belangrijke rol. Je ondersteunt bij de voorbereiding en zorgt dat de benodigde informatie en stukken beschikbaar zijn. Tijdens het overleg houd je scherp bij welke afspraken en besluiten worden gemaakt en welke acties daaruit volgen. Daarna leg je dit vast en volg je de acties. Dat is nodig omdat een besluit op het ene niveau gevolgen kan hebben voor meerdere projecten of andere onderdelen van de KMar. Zo blijft duidelijk wat is afgesproken en kan de organisatie daarop verder.

Ook werk je mee aan voortgangsrapportages en de voorbereiding van besluitvorming. Je brengt informatie terug tot de kern: waar staan we, wat loopt volgens plan, waar zitten risico’s en waar is aandacht of een besluit nodig? Daarmee help je de programmamanager om onderwerpen op het juiste moment op het juiste niveau te bespreken.

Daarnaast zorg je dat belangrijke wijzigingen, afspraken en programmadocumentatie goed worden bijgehouden en dat binnen het programma volgens dezelfde werkwijzen wordt gewerkt. Niet als doel op zich, maar zodat de programmamanager, projectleiders en andere betrokkenen vanuit hetzelfde actuele beeld kunnen werken. Juist met drie projecten en veel verschillende betrokkenen is dat nodig om samenhang en voortgang te houden. Het bewaken van deze kwaliteit en consistentie is ook expliciet onderdeel van de rol van de programmacoördinator in het programmaplan. 

Waar haal je energie uit?

Je vindt het interessant om midden in een programma te zitten waarin inhoud, uitvoering en besluitvorming bij elkaar komen. Je houdt graag overzicht, maar wilt ook begrijpen wat er achter een planning of rapportage zit. Waarom loopt iets anders dan verwacht? Welke gevolgen heeft dat voor de andere projecten? En wat is er nodig om verder te kunnen?

Je bent niet iemand die informatie alleen verwerkt en doorzet. Je denkt mee, stelt vragen en zoekt zaken uit als iets nog niet duidelijk is. Als informatie uit verschillende projecten niet goed op elkaar aansluit, een afspraak te vrijblijvend blijft of een wijziging gevolgen lijkt te hebben voor andere werkzaamheden, wil je weten wat er speelt.

De afwisseling in contacten spreekt je aan. Het ene moment stem je af met een projectleider, later sluit je aan bij een gesprek met een brigadecommandant en vervolgens werk je aan informatie voor een overleg met de strategische leiding. Je kunt tussen die verschillende werelden schakelen en voelt aan wat iedere situatie van je vraagt.

Je werkt zorgvuldig, maar bent niet afwachtend. Je komt terug op afspraken, signaleert wanneer iets dreigt te blijven liggen en durft vragen te stellen, ook wanneer iemand langer binnen de organisatie werkt of hoger in rang is. Je hoeft daarbij niet zelf de inhoudelijke eigenaar te zijn. Jouw kracht zit juist in het overzien van het geheel, het leggen van verbindingen en ervoor zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.

Je hoeft de KMar niet vanaf dag één volledig te kennen. Wel ben je nieuwsgierig naar hoe de organisatie werkt en maak je je nieuwe onderwerpen snel eigen. Doordat je vanuit het programma met veel verschillende onderdelen en niveaus van de KMar te maken krijgt, leer je de organisatie in korte tijd goed kennen.

Uiteindelijk doe je dit niet alleen om het programma goed georganiseerd te houden. Door ervoor te zorgen dat projecten op elkaar aansluiten, knelpunten tijdig zichtbaar zijn en besluiten worden opgevolgd, draag je bij aan een verandering die de fysieke en daarmee militaire gereedheid van de KMar verder moet versterken. Dat is uiteindelijk waar het programma voor bedoeld is. 

Dit vragen wij

Voor deze functie vragen wij:

• hbo-werk- en denkniveau, bijvoorbeeld met een opleiding in de richting van bestuurskunde of bedrijfskunde;
• ervaring in een programma-, project- of projectondersteunende rol binnen een complexe organisatie;
• ervaring met het voorbereiden van voortgangsrapportages, overleggen en besluitvorming;
• je kunt informatie uit verschillende projecten verzamelen, ordenen en terugbrengen tot wat voor de voortgang en besluitvorming van belang is;
• je hebt gevoel voor proceskwaliteit en werkt zorgvuldig met afspraken, besluiten en documentatie;
• je communiceert makkelijk met verschillende gesprekspartners en kunt jebewegen tussen operationeel, tactisch en strategisch niveau.

Kennis van programmamanagement en governance is een pré. Ervaring met Managing Successful Programmes (MSP) en/of Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) sluit daarbij goed aan. Ook ervaring binnen Defensie, het Rijk of een andere complexe publieke organisatie is een pré.

We zoeken vooral iemand die verder kijkt dan de informatie die voor hem of haar ligt. Je legt verbanden tussen projecten, vraagt door als iets niet duidelijk is en durft aandachtspunten bespreekbaar te maken. Je werkt zorgvuldig, neemt initiatief en staat stevig genoeg om met verschillende niveaus binnen de organisatie te schakelen.

Bij de KMar vinden wij objectief werven en solliciteren belangrijk. Hoe je solliciteert lees je bij bijzonderheden.

Hoe solliciteer je?

Je kunt op deze vacature reageren via de sollicitatieknop. We ontvangen graag jouw cv en motivatiebrief.

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig en zo objectief mogelijk te werven en selecteren. Daarom lezen wij in je motivatiebrief graag een antwoord op onderstaande vragen.

1. Motivatie: wat spreekt jou aan in de functie van Programma Coördinator Fysieke Gereedheid en waarom past deze rol bij jouw ervaring en manier van werken?
2. Plannen en organiseren: beschrijf een situatie waarin je overzicht moest houden over meerdere werkzaamheden, projecten of deadlines tegelijk. Hoe hield je zicht op de voortgang en zorgde je dat afspraken werden nagekomen?
3. Analyseren en initiatief: geef een voorbeeld van een situatie waarin je merkte dat informatie niet volledig was, zaken niet goed op elkaar aansloten of een knelpunt dreigde te ontstaan. Wat heb je gedaan?
4. Communiceren en organisatiegericht: beschrijf een situatie waarin je moest schakelen tussen verschillende mensen of niveaus binnen een organisatie. Hoe zorgde je ervoor dat informatie en afspraken op de juiste plek terechtkwamen?

We raden je aan om bij de voorbeeldvragen een concreet voorbeeld te gebruiken. Het kan helpen om je antwoord op te bouwen volgens de STAR-methode: situatie, taak, actie en resultaat.

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld, interne kandidaten hebben voorrang bij gebleken geschiktheid.
• Bij voldoende reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.