Logistiek én inhoudelijk werkt het ministerie van Algemene Zaken (AZ) in het hart van de politieke besluitvorming. Een bijzondere werkomgeving waar de lijnen kort zijn en de professionele standaarden hoog. Met circa 500 medewerkers bevorderen wij het algemeen regeringsbeleid. Ter ondersteuning hiervan is er begin dit jaar een nieuw DMS geïmplementeerd binnen het ministerie. Het DMS wordt de komende jaren verder doorontwikkeld om zo goed mogelijk te blijven aansluiten op de wensen en eisen van de organisatie.
Plaats in de organisatie
Je komt te werken bij de afdeling Compliance & Innovatie (C&I) van de directie Bedrijfsvoering. De afdeling bestaat - net als de rest van de directie - uit een mix van mensen met diverse achtergronden in ervaring en een grote verscheidenheid aan taken. De Product Owner (PO) DMS is onderdeel van het CIO-office en werkt nauw samen met de Senior beleidsmedewerker informatiehuishouding, informatiemanagers en -adviseurs, enterprise- en security architect, CISO en andere stakeholders binnen de organisatie. De PO DMS stuurt een multidisciplinair DevOps-team aan dat verantwoordelijk is voor de doorontwikkeling, het beheer en de ondersteuning van het documentmanagementsysteem.
Doel van de functie
De Product Owner DMS is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en optimalisatie van het documentmanagementsysteem (DMS) in lijn met wettelijke eisen, beleid en strategische doelstellingen. De PO vertaalt gebruikersbehoeften en beleidsdoelen naar een duidelijke productvisie en backlog, en stuurt naast voortgang ook op toegevoegde waarde voor de organisatie, gebruikerservaring en compliance.
Kerntaken en verantwoordelijkheden
- Ontwikkelt en beheert de productvisie en roadmap van het DMS.
- Stelt, onderhoudt en prioriteert de product backlog op basis van gebruikersfeedback, wet- en regelgeving en technische ontwikkelingen.
- Stuurt het DevOps-team aan en zorgt voor duidelijke requirements, user stories en acceptatiecriteria.
- Faciliteert refinement, sprintplanning en demo’s en borgt continue verbetering in samenwerking met het team.
- Draagt zorg voor stakeholdermanagement: onderhoudt nauwe contacten met gebruikersgroepen, informatiebeheerders, archivarissen en proceseigenaren.
- Bewaakt de kwaliteit, stabiliteit en veiligheid van het systeem in samenwerking met functioneel en technisch beheer.
- Vertaalt externe ontwikkelingen (zoals wijzigingen in archiefwetgeving) naar impact op het DMS.
- Verantwoordelijk voor budgettering, planning en rapportage met betrekking tot DMS-ontwikkeling.
- Toetst op compliance en bewaakt informatiearchitectuur in afstemming met architectuurkaders.