De interne servicedesk van het Nationaal Archief is het voorportaal van het team facilitair en huisvesting. Het is een cruciaal onderdeel van het facilitaire proces en dienstverlenend en ondersteunend aan onze collega’s en de interne organisatie. Als medewerker servicedesk ben jij het eerste aanspreekpunt en de centrale plek waar interne klanten, waaronder collega’s en andere gebruikers van onze panden, terecht kunnen met hun vragen. We zoeken een collega die ons team komt versterken in deze veelzijdige rol. Samen met twee andere collega’s zorg jij ervoor dat de servicedesk optimaal draait en vijf dagen per week van half negen tot vijf bemenst is.

Wat ga je doen

Als servicedesk medewerker ben je de spil in het oplossen van klantvragen. Bijvoorbeeld over het maken van een paspoortscan, het reserveren van een zaal met catering of de afhandeling van de melding van een lekkage. Je beoordeelt snel de urgentie en relevantie van elke melding, prioriteert zorgvuldig en handelt veel meldingen zelfstandig af. Je werkt samen met collega’s van facilitair, maar ook met bijvoorbeeld personeelszaken, evenementen en externe dienstverleners. Je vormt een belangrijke schakel tussen het team managementondersteuning en het Servicedesk team en voert mogelijk ook diverse taken uit binnen het team van managementondersteuning. Samen zorgen we voor een soepele werking van onze organisatie.

Jouw verantwoordelijkheden en taken als servicedesk medewerker zijn:

• Facilitaire vraagbaak: je helpt klanten en collega’s met al hun vragen.
• Behandelt bestellingen: van vergaderzaalaanvragen en cateringverzoeken tot voorraadbeheer en het bestellen van kantoorartikelen.
• Post: je scant poststukken in en registreert deze in ons informatiebeheersysteem Proza.
• Rijkspas beheer: je maakt WID-scans en neemt/geeft Rijkspassen in/uit
• Meldingen beheren: je behandelt meldingen, schakelt de juiste collega’s in én communiceert over de voortgang naar de interne klant.
• Administratie: je registreert bestellingen en keurt facturen goed.

Ben jij een dienstverlenend persoon die graag mensen wegwijs maakt en daar ook een stapje extra voor wilt doen, dan zijn wij op zoek naar jou!

Je bent/hebt:

• In het bezit van een diploma Facilitaire Dienstverlening of vergelijkbaar op MBO niveau 3 of 4.
• Ervaring in klantenservice of andere servicegerichte functie
• Je kunt Nederlands spreken en schrijven op C1 niveau.
• Je kunt goed samenwerken met verschillende partijen binnen de organisatie.
• Je weet goed prioriteiten te stellen en bewaart de rust bij drukte.
• Je bent nauwkeurig in jouw werkzaamheden en houdt van aanpakken.
• Ervaring met het werken met Microsoft Office
• Ervaring met Topdesk of de bereidheid om dit te leren.
• Je bent beschikbaar op vrijdagen.

Enthousiast? Om meer over onze organisatie te weten te komen, nodigen we je graag uit een blik te werpen op onze website.

• Heb je na het lezen van deze vacature nog vragen over de functie van Allround controller bij het Nationaal Archief? Neem voor inhoudelijke vragen contact op met Jochem Decoz via 0646849182
• Voor vragen over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Floor Schmidt via 0650098058.
• Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een functie voor 32 tot 36 uur per week. Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid je werktijden, in overleg, zelf in te delen. Gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
• Schaal 7 behoort tot de mogelijkheden indien de kandidaat over ruime en aantoonbare werkervaring beschikt.