Heb je ervaring met Organisatie & Formatiebeheer? Heb jij ervaring met personeels- en salarisadministratie? Krijg je er energie van uitpluizen en puzzelen in complexe wijzigingen in formatie danwel inviduele casuïstiek? En vind jij het leuk om wet- en regelgeving vastgelegd in de CAO grondig uit te zoeken voor de medewerkers van de AIVD en wijzigingen en herberekeningen door te voeren? Dan zijn wij wellicht op zoek naar jou als onze nieuwe medewerker backoffice organisatie & formatie beheer bij de AIVD!
Wat ga je doen?
Als Medewerker backoffice organisatie & formatie beheer ben jij het aanspreekpunt voor de HR organisatie met betrekking tot het O&F beheer van de dienst. Als groeiende organisatie is het van belang dat het O&F beheer goed op orde is. Jij gaat hier mee aan de slag en werkt samen met HR advies aan het correct bijhouden en (deels) herrinrichten van onze O&F systemen. Dit doe je onder andere door mutaties door te voeren, afwijkingen te signaleren en toegekende formatie juist en actueel op te nemen. Als specialist op het gebied van O&F beheer fungeer je niet alleen als vraagbaak, maar denk jij ook ongevraagd mee. Daarnaast werk je actief mee aan de verbeteringen, zoals de ontwikkeling, implementatie en uitvoering van interne controlemaatregelen op formatiebeheer.  
Naast het werk op het gebied van O&F beheer ben je ook verantwoordelijk voor de dagelijkse verwerking van de HR backoffice werkzaamheden. Je gaat aan de slag met diverse uiteenlopende personele arbeidsvoorwaardelijke en rechtpositionele vraagstukken voor collega’s binnen de AIVD. Zo ben je het ene moment een herberekening aan het maken van ouderschapsverlof van een medewerker en ben je het andere moment ontslag aan het invoeren van een medewerker die uit dienst gaat. Je past rechtspositionele regelingen toe en voer je controle-onderzoeken uit op de verwerkingen van het eigen team.
Je hebt veel contact met interne en externe stakeholders. Intern zorg je voor een juiste afstemming tussen de afdelingen HR en Financiën met betrekking tot salarissen, afdrachten en vergoedingen. Extern heb je veel contact met organisaties als het UWV en onze samenwerkingspartner P-direkt. Tot slot fungeer je als vraagbaak voor medewerkers en werk je veel samen met jouw collega’s van het HR Contact Center.
Al met al een afwisselende functie, waarin je veel contact met collega’s hebt. 
Wat krijg je ervoor terug?
Je komt in een team te werken met leuke collega’s waar veel aandacht is voor elkaar. Verder word je gestimuleerd om mee te denken over het (door)ontwikkelen van processen en wordt jouw kennis en ideeën hierover gehoord 

Je bent een aanpakker in hart en nieren met een flinke dosis enthousiasme. Je kan snel schakelen tussen onderwerpen en bent in staat overzicht te behouden. Je werkt graag samen en neemt in de samenwerking jouw creatieve en proactieve werkwijze mee. Daarnaast ben je communicatief sterk en klantgericht. Je werkt secuur en hebt oog voor details en blijft te allen tijde professioneel.
Verder heb je:

Als medewerker backoffice organisatie & formatie beheer ben je uitermate zorgvuldig. Je bent zowel proactief door zelf zaken uit te zoeken en op te pakken en werkt tegelijk ook prima samen met collega’s. Je weet hierin realistische verwachtingen te scheppen en te begrenzen indien nodig, dit met een klantgericht insteek. Je weet je daarnaast zowel schriftelijk als mondeling op een professionele manier te duiden. Daarnaast heb je:
-    MBO+ werk- en denkniveau;
-    Minimaal drie jaar werkervaring op het gebied van personeels- en salarisadministratie en heb je gewerkt met wet- en regelgeving of financiële regelingen binnen een CAO;
-    Heb jij werkervaring op het gebed van O&F beheer, dan is dit een grote pré;
-    Het is zeer wenselijk als jij bekend met het Functiegebouw Rijk (of een functiehuis binnen andere overheidsorganisaties) en je hebt veel ervaring met geautomatiseerde (personele) systemen (SAP-HR/Topdesk/P-Direkt/UWV portaal is een plus) en gangbare programma's als Excel en Word.
-    Een afgeronde salarisgerichte opleiding zoals bijvoorbeeld PDL en/of VPS of Personeelsadministratie.
De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland

• Solliciteren? Stuur ons een cv en sollicitatiebrief waaruit duidelijk en onderbouwd je motivatie blijkt om te willen werken bij de AIVD.
• Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
• Je sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen wanneer je op de juiste manier, via de daarvoor bestemde sollicitatie-knop reageert. Je uitgebreide motivatie is ingevuld en je cv is bijgesloten.
• We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de AIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de AIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
• Om veilig te solliciteren, raden we je sterk aan je online sollicitatie vanuit Nederland te versturen. Verblijf je in het buitenland, wacht dan tot je weer in Nederland bent.
• Een veiligheidsonderzoek op niveau A, psychologische onderzoeken, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor een functie bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.
• Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer 6 maanden in beslag kan nemen.
• De AIVD gebruikt een digitale manier om te solliciteren. Houd er rekening mee dat het invullen van het sollicitatieformulier mogelijk technische problemen met zich meebrengt. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren.
• Vanwege de veiligheid van onze kandidaten en de aard van de organisatie wordt het afgeraden om AI-tools in te zetten voor het solliciteren op deze vacature.