Een goede administratie voor de re-integratie van onze gedetineerden is belangrijk en onmisbaar binnen de Penitentiaire Inrichting Heerhugowaard! In de functie van Medewerker Backoffice heb je daarin een belangrijke ondersteunende taak en draag je indirect bij aan een rechtvaardige en veilige samenleving. Ben jij secuur en wil jij bijdragen aan een soepel lopend re-integratie proces? Lees dan snel verder wat jij in deze leuke functie allemaal nog meer gaat doen. 

Als Medewerker Backoffice speel jij een belangrijk ondersteunende rol in het administratieve proces van het Detentie & Re-integratieproces (D&R). Jij zorgt ervoor dat alle administratieve processen rondom gedetineerden soepel verlopen. Dankzij jouw nauwkeurige en gestructureerde werkwijze draag je bij aan een goede samenwerking tussen casemanagers, ketenpartners en andere collega’s. Zo ben jij het administratieve verlengstuk van onze casemanagers. Je verwerkt en bewaakt de acties die voortkomen uit het D&R-plan van gedetineerden. Dit betekent dat je veel schakelt met collega’s binnen de inrichting en externe partners. Daarnaast zorg je ervoor dat alle dossiers up-to-date zijn en dat informatie tijdig en correct wordt gedeeld.

Wat ga je concreet doen

• Ondersteunen van casemanagers: Je verwerkt administratieve handelingen rondom het D&R-plan en zorgt dat afspraken en acties goed worden opgevolgd.
• Multidisciplinair Overleg (MDO): Je stelt de agenda op, bewaakt termijnen en notuleert tijdens het MDO. Je zorgt er dus voor dat alle relevante informatie op tijd beschikbaar is, maar draagt er ook zorg voor dat alle adviezen en actiepunten worden verwerkt in de systemen.
• Beheer van toegang en communicatie: Je verleent toegang aan ketenpartners en verstrekt administratieve informatie aan advocaten en hulpverleners. Bijvoorbeeld: als een advocaat een vraag heeft over het dossier van een gedetineerde, zorg jij ervoor dat deze bij de juiste casemanager terechtkomt.
• Zorgdragen voor administratieve en logistieke processen: Je ondersteunt de interne organisatorische processen rondom de Wet Straffen en Beschermen en zorgt voor een juiste verwerking van gegevens in de systemen.
  

• Mbo-4 werk en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een afgeronde opleiding dan zullen wij jou vragen een capaciteitentest te doen om dit niveau aan te tonen. Hiervoor ontvang je dan ook oefentesten zodat jij je hiervoor goed kunt voorbereiden;
• Enkele jaren werkervaring in een administratieve en/of ondersteunende functie;
• Je bent loyaal, secuur, stressbestendig en kunt goed prioriteren.

Dit is jouw kracht
Jij werkt secuur en houdt van een veelzijdige administratieve functie omdat jij goed bent in het overzicht bewaren tussen meerdere taken die tegelijkertijd lopen. Je bent iemand die graag werkt achter de schermen, maar weet precies wat er speelt. Je bent een vraagbaak voor collega’s en externe partijen. Je hebt oog voor detail en zorgt ervoor dat alles administratief op orde is. Door jouw gestructureerde werkwijze kunnen casemanagers en ketenpartners efficiënt (samen)werken en krijgen gedetineerden de juiste ondersteuning. Je bent communicatief vaardig en weet hoe je informatie duidelijk en correct overbrengt.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Let op: de einddatum van de vacature is leidend. In week 32 zal de briefselectie plaatsvinden en de 1e gesprekken zullen ook in week 32 of week 33 plaatsvinden in de PI Heerhugowaard.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.