Het is maandagochtend. De agenda van de directeur wijzigt nog voor de eerste vergadering begint. Er komt een extra overleg bij, een externe afspraak moet worden verplaatst en ondertussen belt een collega met een vraag over de onboarding van een nieuwe medewerker. Jij houdt het overzicht, past de planning aan en zorgt dat iedereen weet waar hij aan toe is. 
Voor Directie I zoeken wij een managementondersteuner. Je ondersteunt de directeur en zorgt dat de dagelijkse werkzaamheden goed en soepel verlopen. De directie is volop in ontwikkeling. Dat maakt het werk afwisselend en soms druk, maar ook interessant. Processen worden ingericht, samenwerking krijgt vorm en er is ruimte om mee te denken in hoe het werk wordt georganiseerd.

Wat ga je doen?

Je vervangt deze maanden de directie secretaresse i.v.m. een zwangerschapsverlof. Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden. Je hebt zichtbaar en hebt coördinerende taken Je werkt volgens bestaande kaders en procedures en zorgt dat afspraken, overleggen en processen goed zijn georganiseerd. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• beheren van agenda’s en plannen, verplaatsen en voorbereiden van afspraken;
• ondersteunen van de directeur;
• registreren van personele mutaties;
• ondersteunen bij on- en offboarding van medewerkers en stagiaires;
• administratieve afhandeling van werving- en selectieprocedures;
• eerste aanspreekpunt zijn voor interne medewerkers en externe contacten;
• verrichten van representatieve en secretariële werkzaamheden;
• reserveren van vergaderlocaties en regelen van faciliteiten;
• je hebt een actieve rol in de voorbereiding en uitvoering van interne en externe activiteiten;
• bijdragen aan de maandelijkse nieuwsbrief;
• coördineren van werk en samenwerken met de andere managementondersteuners binnen Directie I en elkaar vervangen waar nodig;

Wanneer kan het druk zijn?
Het werktempo kan toenemen bij:

• wijzigingen in MT-agenda’s op korte termijn;
• periodes met veel overleggen of besluitvorming;
• instroom van nieuwe medewerkers (onboarding);
• organisatie van bijeenkomsten of directie brede activiteiten;
• afwezigheid van collega-managementondersteuners;

Juist op die momenten is het belangrijk dat je overzicht houdt, duidelijk communiceert en prioriteiten stelt.

• je hebt bij voorkeur ervaring in een uitvoerende managementondersteunende of secretariële functie;
• je kunt goed plannen en werkt gestructureerd;
• je bent zorgvuldig in administratieve taken;
• je communiceert duidelijk en professioneel;
• je kunt omgaan met wisselende prioriteiten;
• je werkt graag samen en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen taken.
  
  

  Solliciteren?
  In het kader van inclusief werven en selecteren vragen we je om een brief te schrijven waarin je de onderstaande 3 vragen beantwoordt.

  1. Beschrijf een werkdag waarop je planning meerdere keren veranderde. Wat deed jij concreet om het overzicht te houden?

  2. Welke taken in een management ondersteunende rol geven jou energie en welke kosten je juist meer moeite? Licht toe met een voorbeeld.

  3. Directie I is nieuw en nog in ontwikkeling. Beschrijf een situatie waarin jij werkte in een omgeving waar nog niet alles vastlag. Hoe ging jij daarmee om?

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature

• De selectiegesprekken vinden plaats op werkdagen op ons kantoor in Den Haag. 
• De donderdag is de vaste teamdag op kantoor.
• We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
  
  

Algemeen

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.